Tài liệu hướng dẫn quản lý dược

5. Cập nhật cuốn sách

Cuốn sách chỉ đề cập đến các quy định, quy chế ban hành trớc tháng
10/2003. Tuy nhiên, sẽ có các quy định bổ sung hay sửa đổi sau khi ban hành tài
liệu này. Vì vậy, cán bộ quản lý cần lu các văn bản mới cùng với cuốn sách. Khi
sử dụng có thể ghi chú vào cuốn sách về tất cả những quy định, quy chế mới đợc
bổ sung hay sửa đổi cho phù hợp.


Để hoàn thành tập tài liệu này, Vụ khoa học và Đào tạo đã nhận đợc sự
giúp đỡ quý báu có hiệu quả của Tổ chức Y tế thế giới tại Hà Nội và chuyên gia
của tổ chức y tế thế giới Ông Fred.Abbatt. Chúng tôi cũng đã nhận đợc sự tham
gia, đóng góp nhiệt tình của các giáo s, các nhà giáo và cán bộ đang làm công
tác quản lý đào tạo trong Ngành đặc biệt từ các trờng Đại học và Cao đẳng y tế.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ quý báu đó.

Đây là lần đầu tiên Tài liệu Hớng dẫn quản lý các trờng Đại học và Cao
đẳng Y tế đợc biên soạn. Ban biên tập cũng nh các tác giả tin rằng tập tài liệu
này còn rất nhiều vấn đề cần bàn bạc, tranh luận, nhiều nội dung cha đợc đề
cập hoặc đã đề cập đến nhng cha đầy đủ. Tuy nhiên do nhu cầu cấp bách của
việc đổi mới công tác quản lý hiện nay nên Vụ Khoa học & Đào tạo cố gắng xây
dựng và ban hành tập tài liệu hớng dẫn này. Hy vọng trong thời gian tới chúng tôi
sẽ nhận đợc sự góp ý tận tình, quí báu của đồng nghiệp để tập tài liệu ngày càng
hoàn chỉnh, thực sự đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý đào tạo Ngành.

Mọi ý kiến đóng góp xin gửi theo địa chỉ:
Vụ Khoa học & đào tạo Bộ Y tế - 138A Giảng Võ, Hà nội
Số Fax: (04).8430015,
Tel: (04).8464416/410
Email: tham@moh.gov.vn



Vụ khoa học và đào tạo
Bộ y tế

vi


Mục lục



trang
Lời giới thiệu

1. Tổng quan về quản lý đào tạo.
(Fred.Abbatt)
1. Phạm vi của quản lý đào tạo
2. Các mục tiêu của quản lý
3. Hai hình thức quản lý
4. Các kỹ năng quản lý chung


2. Quản lý công tác đào tạo sau Đại học
(BS. Nguyễn Ngọc Thịnh)
A. Các văn bản liên quan đến đào tạo SĐH
B. Hớng dẫn thực hiện và đề xuất
1. Thời điểm áp dụng
2. Điều kiện dự thi
3. Hồ sơ dự tuyển và hồ sơ học viên
4. Hình thức và thời gian đào tạo, cơ sở đào tạo
5. Thi tuyển
6. Xét tuyển và công nhận trúng tuyển
7. Chế độ cử tuyển CKI
8. Chơng trình đào tạo
9. Đánh giá các môn học/ học phần, thi tốt nghiệp.
luận văn, luận án
10. Công nhận tốt nghiệp
11. Quản lý đào tạo
11. Công tác kiểm tra, thanh tra, đánh giá và báo cáo
13. Các phụ lục

3. Quản lý cấp bằng đào tạo chuyên khoa
sau Đại học (Ths. Phạm Văn Tác)
A. Các văn bản liên quan quản lý cấp bằng SĐH
B. Một số điểm chính của Quy chế cấp bằng chuyên khoa
sau đại học trong lĩnh vực y tế
C. Quy trình quản lý cấp bằng tốt nghiệp chuyên khoa sau
đại học trong lĩnh vực y tế
D. Hớng dẫn về giấy chứng nhận tốt nghiệp chuyên khoa
V
1
1
2
2
4
14
14
15
15
15
16
16
17
20
21
21
22
24
25
27
28
39
39
40
40
41

vii

4. Quản lý chơng trình đào tạo Đại học và Sau Đại
học(Ths. Phạm Văn Tác)

A. Các văn bản liên quan đến quản lý chơng trình đào tạo
Đại học và Sau đại học
B. Hớng dẫn thực hiện và đề xuất
1. Xây dựng chơng trình giáo dục trình độ Đại học & Sau
đại học
2. Thực hiện chơng trình giáo dục
3. Nội dung cốt lõi quản lý chất lợng chơng trình
4. Phân công, phân cấp trong quản lý chơng trình đào tạo

5.Xây dựng chơng trình chi tiết và chi tiết và
chơng trình tự chọn của trờng
(PGS.TS.Phạm Văn Thân)
A. Các văn bản pháp quy
B. Hớng dẫn và đề xuất
1. Khái quát về xây dựng Và phát triển chơng trình đào tạo
2. Quy trình chủ yếu trong xây dựng chơng trình
3. Quy trình xây dựng chơng trình phần mềm
4. Phạm vi của chơng trình phần mềm

6. Quản lý chất lợng đào tạo Đại học
(TS.Nguyễn Văn Mạn)
I. Cơ sở lý luận
II. Quản lý gì trong nâng cao chất lợng đào tạo.

7. Quản lý Lợng giá sinh viên
(PGS.Đinh Hữu Dung)
A. Văn bản pháp quy về lợng giá
B. Hớng dẫn và đề xuất
1. Quản lý nội dung hớng dẫn ôn thi
2. Quản lý phơng pháp lợng giá
3. Quản lý ngân hàng câu hỏi
4. Quản lý đề thi
5. Quản lý công tác coi thi
6. Chấm thi
7. Lu trữ các tài liệu lợng giá


8.công tác quản lý sinh viên
( TS.Trần Quốc Kham & Ths.Phạm Văn Tác)
A.Các văn bản liên quan công tác quản lý sinh viên
1.
Hệ thống các văn bản pháp qui đại học, cao đẳng
42
42
43
43
44
44
45
46
47
47
47
48
49
52
53
53
56
58
58
58
58
59
62
63
64
65
67
68
68
68

viii
2. Hệ thống các văn bản pháp qui sau đại học
B. Hớng dẫn và đề xuất
1. Tổ chức tiếp nhận sinh viên nhập trờng
2. Tổ chức và quản lý học tập của sinh viên
3. Tổ chức và quản lý đời sống vật chất, thực hiên chính
sách đối với sinh viên
4. Tổ chức quản lý đời sống tinh thần sinh viên
5. Phối hợp với địa phơng trong thực hiện quản lý sinh viên
6.Quản lý công tác khen thởng kỷ luật
7. Quản lý công tác chuyển trờng
8.Quản lý sinh viên nớc ngoài và sinh viên sau tốt nghiệp
C. Phân cấp quản lý


9. quản lý Công tác giáo viên
(PGS.TS. Võ Xuân Minh)
A. Các văn bản pháp quy
B. Hớng dẫn và khuyến nghị
1. Xây dựng đội ngũ giảng viên
2. Quản lý giảng viên
3. Bồi dỡng đội ngũ giáo viên

10. Chuyển đổi văn bằng và trình độ đào tạo Sau đại
học (TS. Phạm Quốc Bảo)
A. Các văn bản pháp quy
B. Hớng dẫn thực hiện và đề xuất
1. Những nội dung quan trọng trong thông t
30/2003/TTLT/BGD&ĐT - BYT
2. Liên thông chuyển đổi
3. Quy trình thực hiện và chế độ báo cáo


11. Danh mục và mã số đào tạo nhóm ngành sức
khoẻ (BS. Nguyễn Phiên)
A. Các văn bản pháp quy
B. Hớng dẫn thực hiện và đề xuất
1. Một số quy định của Bộ Giáo dục&Đào tạo và
tổng cục thống kê về danh mục và mã số đào tạo

2. Giới thiệu bảng danh mục và mã số đào tạo y tế
3. Một số nhận xét và hớng dẫn thực hiện


12.Quản lý Kế hoạch đào tạo và Đào tạo liên tục
cán bộ Y tế (Ths. Phí Văn Thâm)
A. Các văn bản pháp quy
69
70
71
71
74
75
75
75
76
76
77
78
78
79
79
82
84
86
86
87
87
88
90
90
92
92
92
93
99
101
101

ix
B. Hớng dẫn thực hiện và đề xuất
I. Những vấn đề về kế hoạch Đào tạo hiện nay
II. Quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo của Bộ Y tế
III. Công tác đào tạo liên tục cán bộ y tế
1. Quản lý công tác đào tạo lại, đào tạo liên tục
2.Đào đào tạo cán bộ công chức


13. Quản lý tài chính trong các cơ sở đào tạo Đại
học (KS. Nguyễn Thị Hà)
A. Các văn bản liên quan đến quản lý tài chính
B. Hớng dẫn thực hiện và đề xuất
I. Một số vấn đề cơ bản về quản lý kế hoạch tài chính
II. Công tác lập dự toán thu - chi



14. Quản lý trang thiết bị tại các trờng đại học và
cao Đẳng Y-Dợc (KS.Hà Đắc Biên)
A. Các văn bản liên quan đến quản lý trang thiết bị
B. Hớng dẫn thực hiện và đề xuất
1. Quản lý mua sắm trang thiết bị

2. Quản lý khai thác sử dụng trang thiết bị
3. Quản lý hiện trạng trang thiết bị y tế
4. Quản lý chất lợng Trang thiết bị






102
102
106
108
108
108
111
111
113
113
115
119
120
120
120
125
125
127



x

1.
Tổng quan về quản lý đào tạo


Phần này sẽ đề cập đến một số phơng pháp chung trong quản lý và các
phơng pháp này phù hợp với rất nhiều lĩnh vực của công tác quản lý trong các
trờng Y -Dợc. Đầu tiên là phạm vi của quản lý đào tạo, đó là tất cả các hoạt
động cần đợc quản lý. Tiếp theo, sự khác biệt giữa việc thi hành (tức là tuân thủ
đúng các quy trình đợc đề ra trong những tình huống thông thờng) và các loại
hình quản lý không có các quy trình cố định. Cuối cùng và cũng là phần quan trọng
nhất của phần một là mô tả các nguyên tắc cần tuân thủ khi sử dụng bốn kỹ năng
quản lý chung.

1. Phạm vi của quản lý đào tạo
Quản lý đào tạo có thể đợc định nghĩa nh là bất kỳ công việc quản lý
nào phục vụ cho quá trình đào tạo. Đây là một định nghĩa rộng và rõ ràng là vợt ra
ngoài công tác quản lý giảng dạy rất nhiều. Ví dụ, công tác tuyển sinh là một phần
của quá trình đào tạo và cần phải đợc quản lý, nhng lại không liên quan gì đến
giảng dạy. Hớng dẫn công tác quản lý trong các trờng Đại học và Cao đẳng Y tế
là lĩnh vực rộng lớn và rất khó khăn, tuy nhiên nhu cầu về quản lý thống nhất trong
các trờng công lập là nhu cầu cấp bách. Bộ Y tế mong muốn có một cuốn tài liệu
hoàn chỉnh để phục vụ cho công tác quản lý đào tạo của các trờng Đại học và
Cao đẳng Y Dợc, Nhng vì do nhiều lý do, nên trong cuốn sách này chỉ mới đề
cập đợc một số hoạt động trong việc quản lý các trờng Y tế, đó là:
1. Tổng quan về quản lý đào tạo.
2. Quản lý công tác đào tạo chuyên khoa sau đại học trong lĩnh vực y tế
gồm đào tạo chuyên khoa I, chuyên khoa II và Bác sĩ Nội trú Bệnh viện
3. Quản lý cấp bằng chuyên khoa sau đại học trong lĩnh vực y tế
4. Quản lý chơng trình đào tạo Đại học và Sau đại học y tế
5. Xây dựng chơng trình Giáo dục (còn gọi là chơng trình chi tiết) và
chơng trình của phần mềm do các trờng đề xuất
6. Quản lý chất lợng đào tạo Đại học
7. Quản lý lợng giá sinh viên đại học
8. Công tác quản lý sinh viên
9. Quản lý công tác giảng viên

1

10. Chuyển đổi văn bằng và trình độ đào tạo sau đại học trong lĩnh vực y tế
11. Danh mục và mã số đào tạo nhóm ngành sức khoẻ
12. Quản lý kế hoạch đào tạo và đào tạo liên tục cán bộy tế
13. Quản lý tài chính trong các cơ sở đào tạo Đại học và Cao đẳng
14. Quản lý Trang thiết bị tại các trờng Đại học, Cao đẳng Y tế
Trong chơng 1 này của cuốn sách chúng tôi chỉ trình bày những vấn đề
chung nhất của công tác quản lý. Các nội dung cụ thể về quản lý trờng Đại học,
Cao đẳng Y tế sẽ đợc trình bày ở các Chơng tiếp sau.

2. Các mục tiêu của quản lý đào tạo
Điều hiển nhiên là một trờng Đại học, Cao đẳng Y tế cần đợc quản lý tốt.
Nhng, quản lý tốt không phải chỉ dừng ở đó: nó phải trở thành phơng tiện để có
thể đạt đợc các mục tiêu quan trọng hơn. Đối với một trờng Đại học, Cao đẳng,
mục tiêu này là đào tạo ra các sinh viên có thái độ đúng đắn và các kỹ năng tốt
nhất, để từ đó họ có thể cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khoẻ có chất lợng
cao tại cộng đồng mà họ làm việc.

Cán bộ quản lý của trờng Đại học, Cao đẳng phải luôn luôn nhớ mục tiêu
này. Nên coi đó là một yếu tố cơ bản cần quan tâm khi đa ra các quyết định quản
lý.

Chẳng hạn, một trờng Đại học y tế quyết định xây dựng một khu nhà mới.
Có thể, trờng Đại học đó còn có nhiều nhu cầu khác. Ví dụ, một phòng họp lớn để
sinh viên toàn trờng có thể tập trung ở đó; cần nâng cấp trang thiết bị của th
viện; cần có những nơi để học sinh tự học; sửa sang ký túc xá sinh viên. Việc cải
tạo bất kỳ hoặc tất cả các khu nhà này đều góp phần cải thiện cơ sở vật chất của
nhà trờng. Tuy nhiên, nếu chỉ có đủ tiền để xây dựng hoặc cải tạo một trong số ba
khu nhà này thì quyết định đợc lựa chọn phải dựa trên đánh giá xem khu nhà nào
sẽ có tác động lớn nhất đến kỹ năng và thái độ của sinh viên.

3. Hai loại hình quản lý

Ngời ta có thể chia quản lý ra làm hai loại:
Loại thứ nhất thờng đợc gọi là thi hành. Trong loại hình quản lý này,
ngời quản lý thờng thực hiện đúng các quy trình đã đợc xác định rõ. Ví dụ, có
nhiều quy định trong quy chế về việc tuyển sinh. Công việc của ngời quản lý là
thực hiện đúng và kịp thời các quy trình này. Nhìn chung, việc thi hành không yêu
cầu ngời quản lý phải sáng tạo hoặc cần có những đánh giá cá nhân. Vì vậy,
trong công tác tuyển sinh, bất cứ ngời quản lý nào thực hiện đúng các quy trình thì
đều tuyển đợc các sinh viên nh nhau.

2

Loại hình quản lý thứ hai không có tên gọi thống nhất chung. Một số gọi đó
là giải quyết vấn đề, hay đôi khi gọi là quản lý sáng tạo, hoặc quản lý ở trình độ
cao hơn. Đối với loại hình quản lý này, không có các quy trình chính xác cần tuân
thủ, nhng có các nguyên tắc chung có thể đợc áp dụng trong các trờng hợp.
Thay vì phải theo đúng các quy trình, ngời quản lý phải dựa vào kinh nghiệm, các
kỹ năng quản lý chung và sự hiểu biết của bản thân.

Một ví dụ về loại hình quản lý này là khi lãnh đạo của một trờng Đại học Y
quyết định cần phải dạy nội dung gì trong phần mềm của chơng trình đào tạo cử
nhân điều dỡng. Có một số nguyên tắc có thể đợc áp dụng. Ví dụ, các môn học
đợc lựa chọn phải phù hợp với các vấn đề sức khoẻ đợc xem là quan trọng nhất
đối với cộng đồng xung quanh trờng Đại học Y đó. Tuy nhiên, không có một quy
trình cố định nào mà ngời quản lý có thể sử dụng để đa ra quyết định.

Một ví dụ khác là việc khuyến khích, động viên giảng viên. Hiển nhiên là
ngời quản lý nên khuyến khích giảng viên làm việc nhiệt tình và say sa hơn. Tuy
nhiên, không có một quy trình cố định nào để khuyến khích, động viên giảng viên:
các giảng viên khác nhau sẽ đợc khuyến khích, động viên bởi các yếu tố khác
nhau. Vì vậy, ngời quản lý phải sử dụng hiểu biết của mình về mỗi cá nhân giảng
viên và tìm cách phù hợp nhất để khuyến khích, động viên cá nhân đó.

Nhìn chung, quản lý theo kiểu thi hành chủ yếu liên quan đến việc duy trì
hoạt động của trờng Đại học, Cao đẳng Y tế ở mức nh hiện nay. Quản lý ở trình
độ cao hơn liên quan đến việc nâng cao/cải thiện hoạt động của nhà trờng.

Hai loại hình quản lý này không phải là hoàn toàn riêng biệt và tách rời
nhau. Hơn thế, chúng là các cực của sự tiếp nối các loại hình quản lý. Trong thực
tế, phần lớn các nhiệm vụ quản lý cần sự kết hợp của các loại hình này. Chẳng
hạn, khi quản lý chất lợng giảng dạy, khía cạnh thi hành liên quan đến việc phải
đảm bảo rằng tất cả giảng viên phải đợc dự giờ ít nhất là một lần trong mỗi học
kỳ. Trong khi khía cạnh quản lý ở trình độ cao hơn lại ở chỗ ngời quản lý phải
chắc chắn rằng việc dự giờ phải đợc thực hiện tốt
và những thông tin phản hồi lại
cho ngời giảng viên phải giúp họ dạy tốt hơn trong tơng lai.

Tất nhiên, ngời quản lý cần phải thực hiện đúng và kịp thời các quy định,
quy chế. Nếu họ làm đợc điều này, nó sẽ giúp nhà trờng đạt đợc các mục tiêu
đào tạo với chất lợng tơng đối. Tuy nhiên, để đạt đợc chất lợng cao hơn, ngời
quản lý cần đi xa hơn các quy trình cố định đợc đề ra và cần sử dụng loại quản lý
ở trình độ cao hơn.

Tóm lại, thi hành là cần thiết và phải đợc thực hiện có hiệu quả. Tuy nhiên,
điều này cha đủ để đạt đợc chất lợng ở mức cao nhất có thể.
Trong phần hai, mỗi chơng sẽ mô tả các quy trình cần đợc thực hiện. Sau
đó sẽ đa ra các khuyến nghị để các hoạt động quản lý có thể đợc thực hiện ở
mức độ cao hơn.

3


4. Các kỹ năng quản lý chung

Có rất nhiều kỹ năng quản lý chung có ích đối với trờng Đại học, Cao đẳng Y
tế. Cũng đã có rất nhiều sách viết về chủ đề này. Cuốn sách này chỉ đề cập đến 4
kỹ năng quản lý mà thôi. Đó là:
Lập kế hoạch
Trao đổi thông tin
Giám sát
Đánh giá

4.1. Lập kế hoạch
Lập kế hoạch bao gồm rất nhiều kỹ thuật và tất cả chúng có một điểm
chung. Đó là, khi một ngời quản lý lập kế hoạch, ngời đó đa ra quyết định mình
muốn điều gì sẽ xảy ra trong tơng lai. Công tác lập kế hoạch có thể đơn giản
hay phức tạp. Thí dụ một kế hoạch đơn giản là quyết định thời gian và địa điểm
cuộc họp. Ví dụ một kế hoạch phức tạp hơn là quyết định thời gian biểu cho bài
giảng, làm việc nhóm nhỏ và thực hành trong một năm của chơng trình đào tạo
Bác sỹ đa khoa.

Thông thớng, quá trình lập kế hoạch liên quan đến ba bớc:
- Phân tích thực trạng, tức là mô tả thực trạng của công việc và để xem có
vấn đề gì hay không. Nếu có vấn đề, thì trong phân tích thực trạng phải phân tích
các nguyên nhân gây ra vấn đề đó;
- Xác định mục tiêu, tức là mô tả điều mà ta mong muốn đạt đợc trong
tơng lai;
- Quyết định các hoạt động cần tiến hành để đạt đợc mục tiêu, phải suy
nghĩ xem cần thực hiện những hoạt động nào để thay đổi tình trạng hiện nay để
đạt tới mức độ mà mình mong muốn trong tơng lai.

Các bớc này đợc minh hoạ bằng các ví dụ sau đây.

Ví dụ 1: Lập kế hoạch một cuộc họp

Tình hình có thể là:
Tất cả những ngời cần tham dự cuộc họp đều có nhiều công việc khác nữa,
vì vậy họ có rất ít thời gian sắp xếp để tham dự cuộc họp này.
Mục tiêu đặt ra là làm sao để tất cả những ngời này gặp nhau trong một
hoặc hai giờ.
Hoạt động cần thực hiện là tìm khoảng thời gian mà tất cả mọi ngời đều rỗi,
sau đó thông báo thời gian và địa điểm cho cuộc họp, và tất cả mọi ngời đồng ý
tham dự.


4

Ví dụ về lập kế hoạch này có vẻ quá đơn giản mà nhiều ngời quản lý có lẽ
nghĩ rằng nó không đáng đợc gọi là một kế hoạch hoặc dùng các cụm từ nh
phân tích tình huống. Điều này có thể đúng. Tuy nhiên, ví dụ rất đơn giản này cũng
thờng đợc làm không tốt, có thể vì một số cán bộ quản lý không nghĩ về nó nh
là một kế hoạch, và kết quả là không phải tất cả mọi ngời cần tham dự cuộc họp
nhất trí về thời gian họp.
Ví dụ 2:Lập kế hoạch thời gian biểu
Thực trạng có thể là:
- Chơng trình đào tạo đã nêu rõ các môn cần đợc dạy;
- Có các quy đinh, quy chế về tiêu chuẩn giờ giảng đối với mỗi giảng viên;
- Mỗi giảng viên chỉ có chuyên môn để dạy một số môn học mà thôi;
- Có khó khăn trong việc tìm các giảng viên kiêm nhiệm cho một số môn học;

Mục tiêu là phải có đợc một thời gian biểu đủ số lợng tiết giảng dạy cho
mỗi môn học trong chơng trình và bố trí đợc giảng viên cho các buổi giảng.
Các hoạt động cần thực hiện là suy nghĩ và thảo luận để xây dựng thời gian
biểu. (Quy trình này đợc đề cập kỹ hơn trong chơng 3).
Bất cứ khi nào các cán bộ quản lý phải lập kế hoạch về một vấn đề gì, họ
cần nhớ đến quy trình lập kế hoạch chung này. Tuy nhiên, quy trình này rất linh
hoạt và phải đợc áp dụng một cách phù hợp với từng tình huống lập kế hoạch
không phải là một quy trình cố định cứng nhắc.
4.2. Chu trình quản lý










5














Xác định vấn đề
Lập kế hoạch về
giải pháp
Trao đổi thông tin về
kế hoạch đó
Thực hiện kế
hoạch
Giám sát các
hoạt

động
Đánh giá kết quả - vấn
đề đã đợc giải quyết
cha?
Kết thúc giải
quyết vấn đề
Phân tích tình
huống

Xác định mục tiêu

Quyết định hoạt
động
Cha
xong

Khởi đầu

Xem chi tiết: Tài liệu hướng dẫn quản lý dược