sản xuất, các doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm của mình. Để thông tin đến khách
hàng đợc nhanh nhất đòi hỏi trung tâm phải đợc trang bị một hệ thống thiết bị hiện
đại mà tiêu biểu là hệ thống máy vi tính. Nhng để ứng dụng CNTT trong quản lý đạt
đợc kết quả cao thì đòi hỏi sự nỗ lực học hỏi không ngừng của các cán bộ nhân viên
trong trung tâm cùng với việc đẩy mạnh hiện đại hoá trang thiết bị. Đó là xu thế tất
yếu đòi hỏi mỗi doanh nghiệp, mỗi quốc gia và toàn thế giới phải đi theo.
Xuất phát từ thực tiễn của trung tâm, em đã mạnh dạn chọn đề tài
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý tại
TT HCTLVN làm đề tài chuyên đề và luận văn tốt nghiệp. Trọng tâm của đề tài
này nhằm đề cập đến một số biện pháp đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào quản lý
để tạo ra hiệu quả công việc cao nhất. Chuyên đề gồm 3 phần chính:
Chơng I: Một số nội dung lý luận về công tác quản lý và
ứng dụng CNTT trong quản lý
Chơng II: Thực trạng việc ứng dụng CNTT tại TT HCTLVN
Chơng III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng
dụng CNTT tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam
Để có đợc bài báo cáo chuyên đề này, ngoài những nỗ lực và cố gắng của bản
thân, em còn nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú anh chị trong cơ quan
cũng nh của nhà trờng và thầy cô. Song do lợng kiến thức còn hạn chế, khối lợng
công việc lớn nên chuyên để không tránh khỏi thiếu sót. Em mong nhận đợc những ý
kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn sắp tới của em hoàn thiện hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị tại Trung tâm hội chợ triển lãm
Việt Nam cũng nh thầy PGS-TS Vũ Phán, ThS Vũ Thị Minh Hiền đã giúp đỡ em
trong thời gian qua.
Chơng I : Một số nội dung lý luận về công tác
quản lý và ứng dụng CNTT trong quản lý
5
I: Nhận thức chung về công tác quản lý và ứng
dụng CNTT trong quản lý
1.1: Khái niệm quản lý
Trong thời đại ngày nay để thành công trong kinh doanh bất kì một
công ty, doanh nghiệp nào cũng phải chú trọng công tác quản lý. Nhng để quản lý đ-
ợc tốt thì chúng ta phải hiểu quản lý là gì và tại sao phải quản lý. Hiện nay chúng ta
thờng dùng các từ quản lý và quản trị , thực chất ta có thể hiểu nh sau:
Quản lý là thuật ngữ đợc dùng trong kinh doanh. Quản trị là thuật ngữ
đợc sử dụng trong nội bộ , đặt dới sự điều khiển của chủ doanh nghiệp.
*Có nhiều cách hiểu về thuật ngữ quản trị nh sau:
- Có ngời cho rằng quản trị là các hoạt động thực hiện nhằm đảm bảo
sự hoàn thành công việc thông qua những nỗ lực của ngời khác.
- Có ngời cho rằng quản trị là quá trình do một hay nhiều ngời thực
hiện nhằm phối hợp các hoạt động của nhiều ngời để đạt đợc những kết quả mà một
ngời hành động riêng rẽ thì không thể đạt đợc.
Có ngời cho rằng quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt
động của những cộng sự khác nhau cùng chung một tổ chức.
- Có tác giả đơn giản cho rằng quản trị là sự có trách nhiệm về một cái
gì đó.
Tóm lại ta có thể hiểu định nghĩa quản trị nh sau: Quản trị là quá trình
làm việc với và thông qua những ngời khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chức
trong một môi trờng luôn biến động.
Thông qua những định nghĩa và cách hiểu trên, chúng ta có thể thấy đợc
tại sao phải nghiên cứu quản trị?
6
-Vì xã hội của chúng ta dựa vào những định chế và tổ chức chuyên môn
hoá để cung cấp hàng hoá và những dịch vụ mà chúng ta cần. Những tổ chức này đợc
điều khiển và chỉ đạo bằng những quyết định của một hay nhiều cá nhân đợc chỉ định
làm nhà quản trị. Trong xã hội TBCN thì chính những nhà quản trị là ngời phân bổ
các nguồn tài nguyên của xã hội cho những mục tiêu khác nhau và thờng hay cạnh
tranh nhau. Những nhà quản trị có quyền và trách nhiệm tạo ra những sản phẩm an
toàn và không an toàn, tìm kiếm hoà bình hay chiến tranh, xây dựng hay phá huỷ các
thành phố, làm sạch hay ô nhiễm môi trờng. Những nhà quản trị thiết lập ra những
điều kiện để đảm bảo cho chúng ta có việc làm, có thu nhập, có lối sống, có các dịch
vụ, đợc bảo vệ, đợc chăm sóc sức khoẻ và có tri thức.Thật có tìm ra đợc một ngời nào
không phải là nhà quản trị và cũng không chịu tác động bởi những quyết định của
một nhà quản trị.
-Thêm vào đó, những cá nhân không đợc đào tạo làm nhà quản trị th-
ờng lại hay ở những cơng vị quản trị. Bất cứ một cá nhân nào, sớm hay muộn cũng sẽ
trở thành nhà quản trị , họ ít nhất cũng trở thành ngời quản lý một gia đình.
-Cuối cùng, nhờ có quản trị mà những nớc TBCN nh Nhật, Pháp, Mỹ
đã thành công trong mọi lĩnh vực, cả về kinh tế và văn hoá. Để đối phó với những
biến đổi của môi trờng và quản lý tốt lực lợng lao động thì bất kỳ nớc nào, cả TBCN
lẫn CNXH, đều phải lấy quản trị làm đầu. Chính những thách thức này đòi hỏi phải
có những ngời đợc đào tạo tốt , có trình độ kiến thức và tích cực làm việc và quyết
định lấy sự nghiệp quản trị làm giá trị của đời mình.
Quản trị bao gồm các yếu tố sau:
- Phải có một chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động và một đối
tợng bị quản trị phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra. Tác động có
thể là một lần hay liên tục.
-Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể và đối tợng, mục tiêu là
căn cứ để chủ thể ra quyết định.
7
Chủ thể có thể là một ngời, nhiều ngời, một thiết bị. Còn đối tợng có
thể là con ngời, máy móc, đất đai, thiết bị, hầm mỏ
1.1.1: Chức năng và nhiệm vụ của quản trị
Có 5 chức năng quản trị căn bản là: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối
hợp, kiểm soát. Trải qua thời gian các chức năng này đợc phát triển thành các chức
năng khác:
*Hoạch định: là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức
phải hoàn thành trong tơng lai và quyết định về cách thức để đạt đợc những mục tiêu
đó. Hoạch địch gồm những yếu tố sau:
-Thiết lập các mục tiêu (phơng hớng) cho tổ chức, nh mức tăng lợi
nhuận, chi phí, thị phần
-Nhận diện các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các mục tiêu đó.
-Quyết định về hoạt động cần thiết để đạt đợc mục tiêu đã đề ra
Thực chất của hoạch định là nhằm hoàn thành các mục đích, mục tiêu
đặt ra, xuất phát từ bản chất của một hệ thống có tổ chức, để thực hiện mục đích
chung của doanh nghiệp thông qua sự phối hợp chặt chẽ của mọi ngời trong doanh
nghiệp.
Chúng ta đều biết mọi doanh nghiệp có chung một động cơ dài hạn là
sự tăng trởng không ngừng cho doanh nghiệp, tránh đợc các rủi ro, kinh doanh có lãi
8
Chủ thể
quản trị
Đối tợng bị
quản trị
Mục tiêu Môi trờng
và thoả mãn các lợi ích xã hội, doanh nghiệp và ngời lao động theo đúng luật định và
thông lệ của thị trờng. Bởi vậy, chức năng hoạch địch đợc các doanh nghiệp rất coi
trọng.
Chức năng ra quyết định: là quá trình lựa chọn một phơng án hành
động hợp lý nhất trong số nhiều phơng án đã dự kiến và đa vào xem xét. Trong một
thế giới rất phức tạp ngày nay, việc đề ra những quyết định đúng đắn là những thách
thức rất quan trọng đối với các nhà quản trị.
* Chức năng tổ chức và phối hợp: là quá trình tạo ra một cơ cấu các
mối quan hệ giữc các thành viên trong tổ chức. Thông qua đó cho phép họ thực hiện
các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức bằng cách thiết lập một
tổ chức hoạt động hữu hiệu, các nhà quản trị có thể phối hợp tốt hơn các nguồn
nguyên liệu và nhân lực.
Tiến trình tổ chức bao gồm vừa thiết lập các bộ phận, phòng ban và xây
dựng các bản mô tả công việc. Việc tuyển dụng và bổ nhiệm nhân sự cũng xuất phát
trực tiếp từ các chức năng hoạch định và tổ chức.
*Chức năng nhân sự : Bao gồm các nhiệm vụ tuyển mộ, tuyển chọn,
huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực. Nhờ đó mỗi ngời có thể đóng góp nỗ lực
của mình vào thành công chung của tổ chức. Quản trị nhân sự gồm 2 nội dung:
Quản lý con ngời: đó là công việc quản lý hàng ngày đối với tập thể lao
động, là công việc xây dựng các ê kíp điều động, phản ứng tạo cho doanh nghiệp có
khả năng phát hiện những sai sót về mặt kinh tế kĩ thuật.
Tối u hoá các nguồn lực: là công việc sắp đặt của những ngời có trách
nhiệm những kĩ thuật cụ thể và những công cụ để nắm đợc những thông số khác nhau
trong chính sách nhân sự: việc làm, đào tạo, tiền lơng, quan hệ xã hội.
*Chức năng truyền thông: các nhà quản trị có trách nhiệm truyền đạt
tới tất cả các thành viên trong tổ chức tri thức, kĩ thuật, chỉ thị, mệnh lệnh, và những
9
thông tin cần thiết để thực hiện công việc. Mặt khác, họ cũng nhận những thông tin
phản hồi từ những ngời nhận thông tin. Đó là hai mặt có tác động hỗ trợ nhau để các
thành viên hiểu nhau hơn và giúp cho việc truyền tải thông tin đợc kịp thời .
*Chức năng thúc đẩy và động viên: một trong những phơng diện rất
quan trong trong quản trị hiện đại là thúc đẩy và động viên theo đuổi những mục tiêu
đã lựa chọn. Bằng cách thoả mãn các nhu cầu và đáp ứng những kỳ vọng của họ
thông qua những giá trị vật chất và tinh thần. Chính điều này góp phần không nhỏ
vào việc thúc đẩy các thành viên trong tổ chức đóng góp ý kiến hữu ích và tận dụng
mọi tiềm năng của bản thân để hoần thành tốt công việc.
*Chức năng chỉ huy, lãnh đạo:
Sau khi đã hoạch định, tạo ra một tổ chức và tuyển chọn nhân sự phù
hợp, các nhà quản trị phải lãnh đạo tổ chức. Chỉ huy bao hàm việc đa ra các mệnh
lệnh, truyền đạt thông tin đến mọi ngời và động viên thúc đẩy họ hoàn thành những
nhiệm vụ cần thiết để thực hiện những mục tiêu của tổ chức. Chỉ huy có mối quan hệ
chặt chẽ với tất cả các chức năng quản trị khác.
*Chức năng kiểm soát: là quá trình giám sát một cách chủ động với
một công việc hay một tổ chức thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những hoạt động điều
chỉnh cần thiết. Hiệu suất là sự kì vọng về công việc đợc hoàn thành với chi phí ohù
hợp. Nếu không đạt đợc hiệu suất mong muốn, nhà quản trị phaỉ áp dụng các biện
pháp điều chỉnh cần thiết. Bởi vậy trong quá trình kiểm soát mọi hành động đều là
tiến trình tự điều chỉnh liên tục.
Tóm lại các chức năng của quản trị đều rất quan trọng và có tác dụng
hỗ trợ lẫn nhau nhằm giúp các nhà quản trị đa ra đợc những quyết định kịp thời và
chính xác nhất.
1.1.2: Vai trò của quản trị
10
Nói đến vai trò của quản trị, chúng ta đều biết rằng đó chính là nói đến
vai trò của các nhà quản trị bởi vì con ngời chính là đối tợng quản trị hay nói cách
khác, đó chính là chủ thể của quản trị.vậy vai trò của các nhà quản trị là gì?
*Liên kết giữa các cá nhân
Những vai trò này tập trung vào mối liên hệ giữa các cá nhân. Vai trò
thủ trởng danh dự, ngời lãnh đạo, ngời liên lạc đều bắt nguồn từ quyền lực chính
thức.do đảm nhiệm những vai trò này mà nhà quản trị có khả năng xâm nhập các vai
trò thông tin rồi từ đó dẫn đến các vai trò ra quyết định.
-Vai trò lãnh đạo của nhà quản trị đòi hỏi phải chỉ đạo và điều phối các
hoạt động của ngời dới quyền. Vai trò này có thể đòi hỏi phải bố trí nhân sự (tuyển
dụng, huấn luyện, đề bạt, sa thải) và đôn đốc những ngời dới quyền. Vai trò lãnh đạo
cũng đòi hỏi phải kiểm tra, đảm bảo mọi việc đều diễn ra theo đúng dự kiến.
-Vai trò mối liên lạc buộc nhà quản trị phải can dự vào những mối liên
hệ giữa các cá nhân ở bên ngoài phạm vi chỉ huy của mình. Việc này đòi hỏi phải có
nhiều cuộc tiếp xúc cả ở trong lẫn ở ngoìa tổ chức.ở bên trong tổ chức những nhà
quản trị phải giao tiếp với rất nhiều nhà quản trị và cá nhân khác. Họ phải duy trì mối
quan hệ tốt với những nhà quản trị đã giao việc cho đơi vị cũng nh những ngời nhận
việc của đơn vị. Cuối cùng những nhà quản trị phải quan hệ tốt với những nhân vật
quan trọng ở bên ngoài tổ chức.
*Vai trò thông tin
Chúng ta phải đặt nhà quản trị vào vị trí trung tâm tiếp nhận và phát đi
những thông tin đặc biệt. Các mối quan hệ giao tiếp giữa các ca nhân hỗ trợ nhà quản
trị thu thập và tiếp nhận thông tin trong vai trò ngời theo dõi và truyền đạt thông tin
trong vai trò ngời phổ biến và ngời phát ngôn.
*Vai trò ngời theo dõi
11
Vai trò này đòi hỏi nhà quản trị phỉa quan sát môi trờng để thu thập
thông tin về những biến động, những thay đổi, những cơ hội, những vấn đề có thể tác
động đến đơn vị mình. Những mối quan hệ chính thức và không chính thức có thể đ-
ợc xây dựng trong vai trò mối liên lạc thờng là có ích trong trờng hợp này. Thông tin
đó có thể đề cập đến những nớc đi của đối thủ cạnh tranh có thể ảnh hởng đến toàn
bộ tổ chức, hay cho biết là có thể cầu viện ai khi ngời cung ứng một bộ phận quan
trọng thờng ngày không thể thực hiện đơn hàng.
*Vai trò ngời phổ biến
Đòi hỏi nhà quản trị phải cung cấp thông tin quan trọng hay giành riêng
cho những ngòi dới quyền mà thông thờng họ không thể biết hay không thể giành đ-
ợc.
*Vai trò ra quyết định
Tuy việc phát triển các mối liên hệ giữa các cá nhân và việc thu thập
thông tin đều có ý nghĩa hết sức quan trọng nhng nó chỉ là đầu vào cơ bản của quá
trình ra quyết định. Có một số ngơid vho rằng những vai trò ra quyết định, ngời chủ
trì, xử lý xáo trộn, ngời phân bổ các nguồn tài nguyên là những nhiệm vụ quan trọng
nhất của nhà quản trị.
Qua những vai trò trên của quản trị ta có thể thấy rằng nhà quản trị
đóng vai trò quyết định sự thành, bại trong kinh doanh của bất cứ đơn vị , công ty
nào. Nhng không phải ai cũng có thể tham gia vào kinh doanh với t cách nhà quản trị.
Muốn kinh doanh thành công , ngời quản trị cần phải đợc đào tạo một cách có hệ
thống và chu đáo. khi đó mới nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật
khách quan xuất hiện trong quá trình kinh doanh, đồng thời có phơng pháp và nghệ
thuật thích hợp nhằm tuân thủ các đòi hỏi của quy luật đó.
1.2: Khái niệm CNTT
12
Cuộc cách mạng CNTT diễn ra sôi động hiện nay đang tác động sâu
sắc và trực tiếp đến mọi hoạt động kinh tế, xã hội của các quốc gia trên thế giới , mở
ra một thời kỳ phát triển mới khi nhân loại bớc vào thế kỷ XXI. Nội dung chủ đạo
của bớc chuyển biến lần này là sự phát triển tùe nền văn minh công nghiệp tién lên
nền văn minh thông tin và trí tuệ , mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế
công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế tri thức. Về cơ bản, bớc chuyển biến lần
này đợc nảy sinh và thực hiện chủ yếu tại các nớc đã có nền kinh tế phát triển. Yut
nhiên với xu thế toàn cầu hoá hiện nay, tác động của bớc chuyển vĩ đại này đã lan toả
nhanh chóng khắp các nớc trên thế giới. Xu thế này đang tạo ra những cơ hội to lớn
và đồng thời cũng tạo ra những thách thức gay gắt cho các nớc đang phát triển đang
tìm đờng công nghiệp hoá- hiện đại hoá nền kinh tế và xã hội của mình.
Tại nớc ta, CNTT mới đợc phổ biến rộng rãi khoảng gần chục năm nay.
Do đây là một khái niệm tơng đối mới nên có nhiều định nghĩa khác nhau về nó. Mặt
khác đây là một khái niệm khà rộng , mỗi định nghĩa đa ra thờngphụ thuộc vào góc
độ nhìn khái niệm này thế nào. Do vậy hiện nay cha có một khái niệm chung nhất về
CNTT nhng theo tôi hiện nay có một khái niệm có thể định nghĩa đợc về CNTT :
CNTT là tập hợp các phơng pháp khoa học, các phơng tiện, công cụ kỹ
thuật hiện đại-chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông nhằm cung cấp các
giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên
thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngời và xã
hội.
Trong giai đoạn mới của sự phát triển kinh tế và xã hội dới tác động
của CNTT, tri thức và ý tởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết định.
Vì vậy hầu hết các quốc gia, các tổ chức và công ty đều hiểu rằng vị trí tơng lai của
họ trong thế giới và trên thị trờng quốc tế phụ thuộc vào việc liệu họ có tận dụng đợc
CNTT để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng lực đổi mới nền sản xuất và
kinh tế của họ không? Không những đối với các nớc phát triển mà nhiều nớc đang
13
phát triền trong khu vực cũng có những chính sách mạnh mẽ phát triển CNTT trong
những thập niên gần đây và đã đạt đợc nhiều thành tựu to lớn.
Với các mục đích phát triển trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội,
cùng với các nhu cầu nh trên chúng ta thấy ngoài việc sắp xếp một hệ thống quản trị
hợp lý thì việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ hiện đại vào công tác
quản lý sẽ đem lại hiệu quả và những lợi ích.Các phòng ban trong tơng lai là văn
phòng mà trong đó những chức năng hỗ trợ thủ công cố hữu sẽ đợc thay thế bằng
những công cụ trợ giúp hiện đại của CNTT. Có thể nói CNTT là công cụ đắc lực trợ
giúp cho các hoạt động quản lý trở nên thuận tiện, góp phần củng cố cho sự vận hành
trôi chảy cũng nh tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị.
1.2.1: Sự hình thành và phát triển của CNTT
.
Ngay từ khi con ngời hình thành nên một xã hội thì nhu cầu về tính
toán và tìm kiếm thông tin thì con ngời tìm cách sáng chế ra những cỗ máy có thể xử
lý đợc các thông tin. Do vậy có thể nói CNTT đợc hình thành ngay từ khi con ngời
sáng chế ra các loại máy tự động thực hiện một số chức năng xử lý thông tin mà trớc
hết là các máy tính điện tử. Từ ba nghìn năm trớc công nguyên một dạng ban đầu của
bàn tính đợc sử dụng ở Châu á phục vụ cho việc tính toán của các thơng gia. Thế giới
không ngừng phát triển cho đến năm 1642 Blaise Pascal thiết kế máy tính (calculator)
có chức năng đầu tiên, có thể thực hiện công việc của 6 nhân viên kế toán và nó đợc
sử dụng cho tới giữa thế kỷ XX. Có thể nói vào những năm 1937 cuả thế kỷ XX, năm
đánh dấu cho sự ra đời của máy vi tính khi Jonh Atanasoff chế tạo máy tính điẹn tử
số hoá đầu tiên. Năm 1946 các kỹ s tại trờng tổng hợp Pennsylvania trình diễn
ENIAC-máy tính điẹn tử thông dụng đầu tiên. ENIAC(Electronic Numerical
Integrator and Computer) là chiếc máy tính số hoá tốc độ đầu tiên báo hiệu sự khởi
đầu của ngành công nghiệp máy tính. Chiếc may tính này cha hơn 17.000 ống chân
không, 70.000 điện trở và 6.000 công tắc với khối lợng khoảng 3 tấn, nó có thể tính
toán đợc 5.000 phép cộng trong một giây. Tiếp đó là việc sản xuất hàng loạt máy tính
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét