Hệ thống quản lý đào tạo

DÙNG CHO ĐỀ TÀI
I, Các hệ thống thông tin thường dùng:
Trong một đơn vị hoạt động - như ban đào tạo của Tổng công ty Hàng không Việt Nam
có thể sử dụng các hệ thống thông tin sau đây: hệ Xử lý dữ liệu, hệ Thông tin quản lý (MIS), hệ
Trợ giúp quyết định và hệ Chuyên gia.
II, Đặc điểm của hệ thống Quản lý đào tạo trong Tổng công ty Hàng
không Việt nam:
Trong việc quản lý đào tạo, hệ thống phải có chức năng sau:
 Quản lý danh sách cán bộ trong toàn Tổng công ty, khai thác đầy đủ các thông tin cá
nhân của từng cán bộ như chức danh, các bằng cấp chứng chỉ đã đạt được,….đảm bảo
cho việc thống kê, tìm kiếm cán bộ theo nhiều tiêu chí khác nhau.
 Quản lý các khoá đào tạo đang diễn ra, dự kiến hay các khoá đào tạo định kỳ. Công việc
quản lý này là vô cùng phức tạp bởi bao gồm nhiều thông tin cần quản lý như loại hình
đào tạo, ngân sách cho từng khoá, các học viên tham gia khoá học, lịch học của từng
khoá……
 Quản lý các thông tin và hợp đồng ký với đối tác giảng dạy nhằm cung cấp cho Ban lãnh
đạo khi cần liên hệ giảng dạy. Quản lý hợp đồng ký với cán bộ nhân viên trong tổng
công ty.
 Quản trị cơ sở dữ liệu nhằm thực hiện các thao tác tìm kiếm, thống kê, báo cáo, đạt
hiệu quả cao, chính xác.
III, Chọn hệ thống thông tin để tiến hành đề tài:
Qua những yêu cầu hỗ trợ chức năng nêu trên, và với quy mô của công ty, em thấy rằng
nên chọn “Hệ thống thông tin quản lý (MIS)” là phù hợp với phương thức hoạt động tại công ty.
IV, Các giai đoạn xây dựng MIS cho đề tài:
Giai đoạn 2
Phân tích hệ thống
Giai đoạn 3
Thiết kế hệ thống
Giai đoạn 4
Cài đặt và thực hiện
hệ thống
Giai đoạn 1
Phân tích hiện trạng
Giai đoạn 1:
PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
Phân tích hiện trạng là giai đoạn đầu của quá trình phân tích thiết kế hệ thống, là một
công việc quan trọng để nhận định về quy trình và cách thức hoạt động của hệ thống. Nhận định
càng sát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống mới được thuận tiện
và đúng đắn.
Mục đích phân tích hiện trạng nhằm:
- Tiếp cận với các nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ, cung cách hoạt động của hệ thống.
- Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa, và các chỗ bất hơp lý của hệ
thống cần được nghiên cứu khắc phục.
I-Mô tả hiện trạng
Cơ sở cần khảo sát của đề tài là Ban đào tạo - Tổng công ty Hàng không Việt nam. Là
một bô phận đảm nhiệm công việc đào tạo nhân lực cho toàn Tổng công ty đa dạng cả về đối
tượng học viên cùng cán bộ giảng dạy. Do vậy cần tìm hiểu hiện trạng, quản lý cơ cấu tổ chức
của toàn Tổng công ty.
1. Quản lý theo phân cấp tổ chức:
a. Các cơ quan thuộc Tổng công ty:
- Ban lãnh đạo Tổng công ty:
+ Hội đồng quản trị
+ Tổng giám đốc và các phó tổng
- Các cơ quan thường trực:
+ Đảng uỷ Tổng công ty
+ Thường vụ Đảng uỷ Tổng công ty
+ Công đoàn Tổng công ty
+ Ban đổi mới và phát triển doanh nghiệp
+ Ban kiểm soát
+ Hội đồng phát triển đội bay
+ Hội đồng điều hành tình trạng khẩn cấp
+ Hội đồng khoa học Tổng công ty
- Các cơ quan trực thuộc Tổng giám đốc:
+ Phòng tổng hợp
+ Văn phòng đối ngoại
+ Ban tài chính - kế toán
+ Ban kế hoạch đầu tư
+ Ban TCCB-LĐTL
+ Ban đào tạo
+ Ban khoa học Công nghệ
+ Ban an toàn an ninh
+ Ban đảm bảo chất lượng.
+ Văn phòng công đoàn
+ Văn phòng đoàn thanh niên
+ Văn phòng Đảng uỷ
+ Ban điều hành bay
+ Ban kỹ thuật máy bay
+ Ban Quản lý vật tư
+ Ban kế hoạch thị trường
+ Ban tiếp thị hành khách
+ Ban KH tiếp thị hàng hóa
+ Ban dịch vụ thị trường
b. Các đơn vị thuộc khối hạch toán tập trung
- TT thống kê và THHK
- Ban QLDA đầu tư xây dựng
- Đoàn bay 919
- Đoàn tiếp viên
- TT khảo sát khai thác Nội Bài
- TT khảo sát khai thác Tân Sơn Nhất
- TT huấn luyện bay
- Xí nghiệp SX Chế biến suất ăn Nội Bài
- Các văn phòng chi nhánh HKVN tại nước ngoài
- XNTMMĐ Nội Bài
- XNTMMĐ Tân Sơn Nhất
- Xí nghiệp máy bay A75
- Xí nghiệp máy bay A76
- Văn phòng khu vực Miền Bắc
- Văn phòng khu vực Miền Trung
- Văn phòng khu vực Miền Nam
c. Đơn vị sự nghiệp
- Viện khoa học Hàng không
d. Các đơn vị hạch toán độc lập
- Công ty xăng dầu Hàng không
- Công ty xuất nhập khẩu Hàng không
- Công ty dịch vụ Hàng không sân bay Nội Bài
- Công ty dịch vụ Hàng không sân bay Đà Nẵng
- Công ty dịch vụ Hàng không sân bay Tân Sơn Nhất
- Công ty nhựa Hàng không
- Công ty khảo sát thiết kế Hàng không
- Công ty vận tải ô tô Hàng không
- Công ty cung ứng xuất nhập khẩu lao động Hàng không
- Công ty cung ứng dịch vụ Hàng không
e. Các đơn vị có vốn góp của Tổng công ty
- Công ty chế biến xuất ăn Tân Sơn Nhất
- Công ty TNHH dịch vụ hàng hóa TSN
- Công ty cổ phần Hàng không Pacific Airlines
- Công ty phân phối toàn cầu Abacus
- Ngân hàng thương mại cổ phần Techcombank
2. Quản lý theo phân cấp chức danh cán bộ
Nội dung công tác quản lý các khóa đào tạo bao gồm các công tác có liên quan đến nhân sự
như: bổ nhiệm, thuyên chuyển, cử người tham gia các đoàn công tác, các tổ ban tư vấn, quản lý
công tác kỷ luật và cần được chú trọng ở khâu quản lý phát triển nguồn cán bộ.
Toàn bộ những nội dung liên quan đến các khoá đào tạo cá nhân được lưu giữ mang tính
lịch sử của hồ sơ cá nhân và được thống kê, truy lục khi có yêu cầu.
a. Cơ cấu phân cấp chức danh cán bộ
- Cơ quan thuộc Tổng công ty
- Đơn vị thành viên
- Các đơn vị độc lập
b. Công tác quản lý theo chức danh cán bộ
- Phát triển, dự nguồn theo quy hoạch
- Điều động thuyên chuyển
c. Quản lý hợp đồng đào tạo
- Đối tượng quản lý:
+ Biên chế nhà nước ( công chức )
+ Tổng giám đốc
+ Trưởng ban đào tạo
+ Giám đốc các đơn vị
- Phân loại hợp đồng
+ Hợp đồng vụ việc, trả lương khoán
+ Hợp đồng ngắn hạn : 3 tháng, 6 tháng dưới 1 năm
+ Hợp đồng dài hạn xác đinh thời hạn: 1 năm, 3 năm
+ Hợp đồng dài hạn không xác đinh thời hạn
3. Quản lý hồ sơ đào tạo cá nhân
Phân loại quản lý:
- Lãnh đạo: HĐQT, Ban giám đốc điều hành, các giám đốc các đơn vị
- Các cán bộ cấp phòng
- Cán bộ công nhân viên
- Cán bộ tham gia liên doanh cổ phần
- Quản lý đảng viên
- Quản lý đoàn viên
4. Quản lý công tác bồi dưỡng, huấn luyện:
a. Phân loại quản lý:
- Thống kê
- Kế hoạch
- Quản lý hợp đồng
b. Đối tượng quản lý
- Khối tổng hợp
- Khối thương mại
- Khối dịch vụ
- Khối kỹ thuât
- Khối khai thác
c. Quản lý cấp và gia hạn chứng chỉ:
- Khối thương mại
- Khối kỹ thuật
- Khối khai thác
5. Báo cáo phân tích tổng hợp
a. Báo cáo tổ chức:
- Báo cáo thống kê đơn vị: Phòng, ban, tổ đội
- Báo cáo chất lượng tổ chức
b. Báo cáo đào tạo:
- Báo cáo cố định
- Báo cáo động.
6. Chi tiết quy trình giao dịch và các quy tắc quản lý
a. Phần việc của Ban đào tạo:
Mỗi tháng trưởng, phó phòng đào tạo cần lên danh sách các khoá học định kỳ, hoặc do
nhu cầu cần tiến hành. Ban đào tạo báo cáo với Ban giám đốc và xin phê duyệt. Nếu được phê
duyệt Ban đào tạo cần lên danh sách, lựa chọn đối tác giảng dạy, ký hợp đồng với đối tác theo
hợp đồng thoả thuận.
Tiếp theo, Ban đào tạo cần lên danh sách các cán bộ thuộc diện đi học. Các trường hợp
cử đi học có thể là theo đề xuất, học để nâng cấp, hay bắt buộc theo quy định chức danh.
Ban đào tạo sẽ sắp xếp phân lớp học cho các học viên, phân lịch giảng dạy cho giảng
viên. Thông báo cho học viên và giảng viên biết thông tin của khoá học.
Ban đào tạo còn cần lập báo cáo thông báo tình trạng của học viên trong quá trình học
cho các cơ quan có học viên đi học.
Cuối khoá học Ban đào tạo sẽ cấp bằng cho các học viên nếu đối tác thuộc tổng công ty.
Đưa ra nhận xét về đối tác và giáo viên giảng dạy cụ thể.
Ban đào tạo hạch toán ngân sách, thanh toán với đối tác theo hợp đồng, lưu chi phí đào
tạo của từng cán bộ vào hồ sơ cá nhân nhằm truy lục khi có yêu cầu về thuyên chuyển cán bộ
hay ký hợp đồng công tác.
b. Phần việc của bên đối tác giảng dạy
Bên đối tác giảng dạy cần phối hợp với Ban đào tạo trong quá trình xếp lịch giảng dạy
cho giảng viên theo hợp đồng thoả thuận.
Trong quá trình giảng dạy, giảng viên nhận xét, đánh giá tình trạng của từng học viên.
Cuối khoá học, đối tác đánh giá và cấp chứng chỉ cho học viên nếu đối tác không thuộc
tổng công ty.

II- Các biểu mẫu đang được lưu hành tại Tổng công ty.
Xem phụ lục trang 81.
III- Những yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới.
1. Quản lý tổ chức
- Cơ cấu quản lý Tổng công ty được phân cấp dưới dạng cây phân cấp.
- Mỗi đơn vị tổ chức có sơ đồ các chức năng nhiệm vụ loại hình, đặc điểm hạch toán,văn
bản liên quan, đơn vị thành viên, cơ cấu cán bộ quản lý, sơ đồ quản lý….một cách rõ ràng và cụ
thể.
- Mọi biến đổi như thay đổi chức năng, nhiệm vụ, thuyên chuyển, sát nhập, xoá
tên….đều được lưu trữ theo lịch sử và truy lục được khi có yêu cầu.
- Quản lý theo cơ cấu tổ chức các Ban, Ngành, Đơn vị:
+ Tại tổng công ty: Phân cấp theo các khối quản lý, tham mưu, thương mại, kỹ
thuât, khai thác: quản lý từ các cấp tổ đội phòng ban, trung tâm….
+ Tại các đơn vị: Phân theo tính chất hạch toán độc lập, phụ thuộc, sự nghiệp, cổ
phần liên doanh. Quản lý từ cấp phòng, đội,….trực thuộc giám đốc.
- Một số thao tác tiện dụng của chương trình:
+ Thay đổi chức năng, nhiệm vụ.
+ Thuyên chuyển, sát nhập, giải thể, đổi tên tổ đội,….
+ Liệt kê danh sách đơn vị theo khối, chuyên ngành.
+ Hệ thống báo cáo công tác đào tạo.
+ Các sơ đồ tổ chức, chức năng nhiệm vụ được thay đổi điều chỉnh mang tính lịch
sử (in khổ A4)
2. Quản lý theo cơ cấu cán bộ.
- Cơ cấu phân cấp cán bộ:
+ Người sử dụng phân cấp khai thác theo tên người.
+ Theo cơ quan thuộc Tổng công ty.
+ Theo đơn vị thành viên.
+ Theo đơn vị độc lập.
- Công tác quản lý cán bộ: Cập nhật các chứng chỉ, bằng cấp phục vụ cho công tác cán
bộ.
+ Theo cán bộ
+ Phát triển, dự nguồn, theo quy hoạch.
+ Điều động, thuyên chuyển:
Tiếp nhận mới từ ngoài ngành, trong ngành
Thuyên chuyển trong nội bộ Tổng công ty.
- Quản lý hợp đồng đào tạo:
+ Phân loại đối tượng quản lý:
Biên chế Nhà nước quản: Thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc điều
hành, Kế toán trưởng Tổng công ty, Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trưởng các đơn vị thành
viên.
Tổng giám đốc quản lý: Cán bộ cấp phòng, đội trực thuộc Tổng công ty và các
đơn vị thành viên.
Trưởng ban TCCB quản lý: Cán bộ nhân viên thuộc tổng công ty.
Giám đốc các đơn vị quản lý: Cán bộ nhân viên thuộc đơn vị mình.
- Các thông tin cần khai thác:
+ Bảng tổng hợp số lương danh sách HĐ ĐT theo mẫu.
+ Bảng chi tiêt hồ sơ đào tạo cá nhân.
+ Tự động thông báo, liệt kê số người đến thời ký cập nhật chứng chỉ đào tạo
trong tháng.
+ Tìm kiếm chọn lọc nhân sư.
3. Quản lý hồ sơ đào tạo
- Phần mềm phải đưa ra được một hệ thông tin và cách thức nhập dữ liệu có
liên quan đến công tác đào tạo một cách đầy đủ, rõ ràng, khoa học.
- Hồ sơ đào tạo được lưu theo dạng sơ yếu lý lịch mẫu quy định và bổ sung theo những
yêu cầu riêng biệt của Tổng công ty.
- Các biến động về quá trình đào tạo phải được tự động cập nhật vào hồ sơ cũng như tất
cả các theo dõi khác về nhân sự như các khoá đào tạo đã qua, các chứng chỉ khoá học đã hoàn
thành…
- Các kết quả, loại hình và văn bằng chứng chỉ phải được cập nhật vào hồ sơ đào tạo.
- Phải thống kê tổng hợp được các tiêu chí liên quan đến công tác đào tạo như các khoá,
các văn bằng, các ngành nghề, kinh phí hợp đồng đào tạo….
Nội dung Quản lý đảm bảo thể hiện được:
Hồ sơ đào tạo được quản lý và phân loại theo phân cấp quản lý.
Đào tạo được phân loại theo chức danh được quy định hiện hành.
Hồ sơ thể hiện ảnh cá nhân.
Lưu trữ cả hồ sơ đã thuyên chuyển, nghỉ hưu….không còn công tác.
Yêu cầu quản lý:
Quyết định cử và kết quả đào tạo: phải được cập nhật vào hồ sơ đào tạo.
Loại hình đào tạo: theo khối.
Hợp đồng đào tạo: phải được cập nhật vào hồ sơ đào tạo.
Thông tin cần khai thác:
Trích ngang: Tóm tắt hồ sơ đào tạo.
Thống kê số lượng, phân loại hồ sơ quản lý.
Thống kê khoá đào tạo trong và ngoài nước.
Thống kê văn bằng chứng chỉ đào tạo theo ngành nghề.
Thống kê phân tích kết quả đào tạo.
Thống kê tình hình thực hiện KHĐT theo tháng, quý, năm.
4. Báo cáo, thống kê, phân tích.
- Việc tổ chức khai thác phải thông qua 2 loại báo cáo chính: các báo cáo định kỳ
hoặc có quy định về biểu mẫu, các báo cáo truy xuất dưới dạng động mà người sử dụng có thể
tự xây dựng điều kiện chọn lọc và tổ chức thông tin đầu ra.
- Với các báo cáo động phải đưa ra một cách dồi dào, đầy đủ thông tin nhất nhưng lại
đơn giản, tường minh về cách xây dựng điều kiện chọn lọc thông tin truy suất, tổ chức thông tin
đầu ra.
- Phải xây dựng được các báo cáo tổng hợp số liệu so sánh từng thời kỳ.
Giai đoạn 2:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định các thành
phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo nghĩa hẹp phân tích hệ
thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn phân tích hiện trạng, là giai đoạn bản lề giữa giai đoạn
phân tích hiện trạng và đi sâu vào thành phần của hệ thống.
Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu
( dữ liệu là đối tượng của xử lý ).
I. Phân tích hệ thống về xử lý.
Sự phân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của hệ thống,
để trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì ?” tức là đi sâu vào bản chất, đi sâu vào chi tiết của hệ thống
về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn tả ở mức độ logic, tức là trả lời câu hỏi “Làm gì ?” mà gạt bỏ
câu hỏi “Làm như thế nào ?”, chỉ diễn tả mục đích, bản chất của quá trình xử lý mà bỏ qua các
yếu tố về thực hiện, về cài đặt.
Giai đoạn này là giai đoạn thiết kế logic, phải được thực hiện một cách hoàn chỉnh để
chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý.
Đường lối thực hiện: Đề tài này em chọn hướng phân tích “Top-Down” là phân tích từ
trên xuống, từ đại thể đến chi tiết. Cách làm: xây dựng hai loai biểu đồ là biểu đồ phân cấp chức
năng và biểu đồ luồng dữ liệu.
1-Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC).
Mục đích của BPC là:
- Xác định phạm vi mà hệ thống cần phân tích.
- Tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng được làm sáng tỏ để sử
dụng cho các mô hình sau này.
Đặc điểm của BPC là:
- Có tính chất “tĩnh”, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy
trình tự xử lý. Các chức năng không bị lặp lại và không bị dư thừa.
- Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng, không có mô tả dữ liệu
hoặc mô tả thuộc tính.
- Trong biểu đồ, các nút có nhãn là tên chức năng. Mức 1 là nút gốc, là chức năng
tổng quát của hệ thống. Các mức tiếp theo được phân rã đến mức cuối cùng là chức năng nhỏ
nhất không thể phân chia được nữa.
Vận dụng:
Sau đây là biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống đào tạo trong Tổng công ty Hàng không
Việt nam.

BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
MỞ KHOÁ
ĐÀO TẠO
CẬP NHẬT
Phân bổ ngân
sách
Đăng ký thủ tục
Lựa chọn, ký HĐ
với ĐT
Cập nhật các
danh mục khác
Cập nhật hồ sơ
cán bộ
QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
HÀNG KHÔNG
BÁO CÁOTỔ CHỨC
ĐÀO TẠO
Phân công
giảng dạy
Hạch toán
ngân sách
Lựa chọn ,
ký HĐ với
học viên
Báo cáo về
giảng viên ,
đối tác
Báo cáo
chung
Báo cáo về
học viên
Hình 1- Biểu đồ phân cấp chức năng
2-Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD).
Biểu đồ luồng dữ liệu nhằm diễn tả (ở mức logic ) tập hợp các chức năng của hệ thống
trong các mối quan hệ trước sau trong tiến hành xử lý, trong việc bàn giao thông tin cho nhau.
Mục đích của BLD:

Xem chi tiết: Hệ thống quản lý đào tạo