III. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Nhà xuất bản Văn hoá - Thông
tin
1. Sơ đồ tổ chức của Nhà xuất bản Văn hoá - Thông tin
5
Giám đốc
kiêm Tổng
biên tập
Các phó
giám đốc
Ban biên
tập(BBT)
Phòng hành chính-
tổ chức
Phòng kế hoạch-sản
xuất kinh doanh
Phòng tài chính-kế
toán
Cửa hàng giới thiệu
sách-Văn hoá phẩm-
lịch
Phòng vi tính tạo
mẫu
Tổ bảo vệ
BBT sách văn hoá
BBT sách nghệ thuật
BBT sách thông tin
BBT văn hoá phẩm
BBT Mỹ thuật
2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Nhà xuất bản Văn hoá -
Thông tin
2.1 Ban biên tập.
a. Chức năng:
Là đơn vị tham mu giúp việc cho Giám đốc trong việc ra quyết định phát hành
các loại xuất bản phẩm gì.
b. Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các hoạt động
biên tập.
- Kiểm tra, hớng dẫn các phân xởng in ấn sản xuất các xuất bản phẩm theo
đúng tiêu chuẩn, mẫu mã,quy trình kỹ thuật hoặc đúng với hợp đồng mà khách
hàng yêu cầu.
2.2 Phòng tổ chức hành chính:
a. Chức năng:
Là đơn vị tham mu, giúp đỡ cho Giám đốc trong quản lý và điều hành những
công việc sau:
Xây dựng và tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh
Thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nớc đối với cán bộ công nhân.
Công tác lao động tiền lơng.
Công tác nhân sự, tuyển dụng, đào tạo.
Thực hiện mọi hoạt động về pháp chế, văn th lu trữ, hành chính quản trị, y tế,
xây dựng cơ bản.
b. Nhiệm vụ:
b.1 Bộ phận tổ chức lao động.
Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu, đề xuất mô hình tổ
chức sản xuất và bộ máy quản lý của các đơn vị và bố trí nhân sự trên cơ sở gọn
nhẹ, có hiệu quả.
Quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ công nhân toàn doanh nghiệp, thực hiện chế độ
bảo mật hồ sơ. Lập kế hoạch, giải quyết các thủ tục về tuyển dụng, nghỉ hu, thôi
6
việc, đi học, khen thởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bãi miễn v.v theo đúng chế độ của
Nhà nớc quy định.
Xây dựng kế hoạch, chơng trình đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ, tổ chức thi nâng
bậc cho cán bộ công nhân.
Quản lý lao động, tiền lơng cán bộ công nhân. Kiểm tra, giám sát việc trả l-
ơng và các khoản thu nhập khác cũng nh việc thực hiện chế độ, chính sách của
Nhà nớc đối với cán bộ công nhân tại các đơn vị.
b.2 Bộ phận hành chính.
Nghiên cứu đề xuất, kiến nghị với Giám đốc biện pháp giúp các đơn vị thực
hiện đúng các chế độ, nguyên tắc, thủ tục hành chính. Quản lý, lu trữ các văn
bản, tài liệu.
Tổ chức tiếp nhận, gửi công văn, tài liệu, điện tín tới các cơ quan có liên quan,
vào sổ và làm đầy đủ các thủ tục giao nhận để lãnh đạo doanh nghiệp và các
đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
Quản lý con dấu, đóng dấu vào các công văn, hoá đơn, giấy tờ, chứng từ
khi có chữ ký của các đồng chí có trách nhiệm đợc giao quyền ký.
Thực hiện đánh vi tính, phô tô, fax các loại công văn và các loại văn bản khác
của doanh nghiệp khi các đồng chí có trách nhiệm yêu cầu.
Thực hiện các hoạt động lễ tân: tiếp khách, chiêu đãi, đa đón khách, chuẩn bị
tặng phẩm.
b.3 Bộ phận Y tế.
Theo dõi sức khoẻ và quản lý hồ sơ sức khoẻ của cán bộ công nhân, xác nhận
và lập sổ theo dõi ngày nghỉ ốm của cán bộ công nhân.
Khám và cấp thuốc những bệnh thông thờng, thực hiện mua BHYT cho
CBCN trong doanh nghiệp đúng đối tợng và thời hạn.
2.3 Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh.
a. Chức năng:
Là đơn vị tham mu giúp việc cho Giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch
sản xuất kinh doanh và điều hành sản xuất cuả doanh nghiệp.
b. Nhiệm vụ:
7
Phối hợp với các phòng liên quan:
+ Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và dài hạn.
+ Xây dựng kế hoạch và tiến độ sản xuất hàng tháng
+ Xây dựng kế hoạch giá thành hàng năm, giá thành từng sản phẩm.
+ Nghiên cứu, đề xuất, điều chỉnh giá bán sản phẩm phù hợp với thị trờng.
+ Chịu trách nhiệm về công tác xuất, nhập vật t, phụ tùng v.v cho sản xuất.
+ Xây dựng kế hoạch quy chế cấp phát, quản lý, xuất nhập hàng hoá ra, vào kho
đảm bảo chính xác, phục vụ sản xuất kịp thời.
+ Theo dõi, kiểm tra , đánh giá chính xác tình hình sản xuất của doanh nghiệp,
đôn đốc, nhắc nhở các phòng kỹ thuật- nghiệp vụ thực hiện kế hoạch tác nghiệp
đợc giao.
2.4 Phòng tài chính kế toán
a. Chức năng:
Là đơn vị tham mu, giúp việc cho Giám đốc trong quản lý, điều hành công tác
tài chính của doanh nghiệp, phản ánh mọi hoạt động kinh tế thông qua việc
tổng hợp, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức các nghiệp vụ quản
lý, thu chi tiền tệ, đảm bảo thúc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt hiệu quả và
phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nớc.
b. Nhiệm vụ:
- Tổ chức hạch toán kinh tế toàn doanh nghiệp.
- Tổ chức, hớng dẫn, theo dõi hạch toán, kế toán về hoạt động sản xuất kinh
doanh của các đơn vị và của doanh nghiệp theo đúng pháp lệnh kế toán thống
kê của Nhà nớc.
- Tổng hợp, phân tích kết quả sản xuất kinh doanh. Lập báo cáo tổng hợp phục
vụ cho công tác kiểm tra, thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
- Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn
vốn. Giải ngân các loại vốn phục vụ cho việc cung cấp vật t, nguyên liệu cho
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Theo dõi công nợ, báo cáo, đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức
thanh toán.
8
- Thực hiện quyết toán quý (tháng, năm) đúng tiến độ. Tham gia cùng các
phòng nghiệp vụ hạch toán lỗ, lãi đối với các phân xởng và doanh nghiệp, giúp
Giám đốc nắm chắc nguồn vốn và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Cùng các phòng nghiệp vụ giúp Giám đốc xây dựng đồng bộ các mặt kế
hoạch:
+ Kế hoạch sử dụng vốn và tài vụ.
+ Kế hoạch dự trữ vật t và phụ tùng.
+ Kế hoạch sản xuất- kỹ thuật và đầu t.
+ Kế hoạch tiền lơng, lao động, đào tạo.
2.5 Cửa hàng giới thiệu sách, văn hoá phẩm, lịch.
a. Chức năng:
Là đơn vị tham mu, giúp việc cho Giám đốc trong việc bán và giới thiệu
những sản phẩm của doanh nhiệp.
b. Nhiệm vụ:
- Tiến hành đón tiếp khách hàng, giới thiệu và bán các sản phẩm của Nhà xuất
bản Văn hoá - Thông tin.
- Quản lý cửa hàng dịch vụ và kho thành phẩm của doanh nghiệp theo đúng h-
ớng dẫn và quy định về quản lý của doanh nghiệp.
- Tiến hành giao dịch với khách hàng trong và ngoài nớc theo sự uỷ quyền của
Giám đốc.
- Hàng tháng và quý phải lập nên các kế hoạch bán sản phẩm trên cơ sở xem xét
tình hình thị trờng.
- Đợc phép mở rộng kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm sau khi có phơng án
trình Giám đốc phê duyệt.
2.6 Phòng vi tính tạo mẫu.
a. Chức năng:
Là đơn vị tham mu, giúp việc cho Giám đốc trong việc thiết kế mẫu mã sản
phẩm.
9
b. Nhiệm vụ:
- Thu thập, phân tích các thông tin về mẫu mã của sản phẩm để đa ra quyết định
đúng đắn nhất mẫu cho sản phẩm.
- T vấn giúp Giám đốc trong lĩnh vực tạo mẫu mã đẹp cho sản phẩm để đạt
doanh thu cao.
2.7 Tổ bảo vệ.
a. Chức năng:
Là đơn vị tham mu giúp việc cho Giám đốc trong công tác bảo vệ an ninh
kinh tế, nội quy kỷ luật lao động của doanh nghiệp, công tác quân sự, phòng
cháy chữa cháy v.v
b. Nhiệm vụ:
- Xây dựng nội quy, quy định bảo vệ doanh nghiệp. Quy định về phòng chống
cháy nổ, lụt bão v.v
- Thực hiện nghiêm chỉnh việc kiểm tra thực hiện nội quy kỷ luật lao động và
quy chế ra vào cổng đối với CNVC và khách đến làm việc tại doanh nghiệp.
- Thờng xuyên kiểm tra, xem xét, nghiêm cứu, đề xuất các biện pháp nhằm bảo
vệ an toàn của doanh nghiệp về các mặt: chính trị, kinh tế, phòng cháy chữa
cháy v.v
- Tổ chức luyện tập, kiểm tra các phơng án phòng chống cháy nổ, bão lụt. Bảo
quản các phơng tiện đợc giao quản lý, sử dụng.
- Phối hợp với các đơn vị trong doanh nghiệp tham gia theo dõi công tác bảo vệ
môi trờng và an toàn, vệ sinh lao động.
IV. Khái quát các kết quả kinh doanh trong những năm gần
đây.
1. Thực trạng sản xuất của doanh nghiệp trong thời gian qua.
Là một doanh nghiệp nhà nớc thành lập từ năm 1957, Nhà xuất bản Văn hoá -
Thông tin chuyên về xuất bản, nhận uỷ thác xuất bản và phát hành các xuất bản
phẩm gồm: sách, tranh, ảnh, văn hoá phẩm, lịch kể cả băng video, cassette về
văn hoá thông tin nhằm giới thiệu những thành tựu, tinh hoa văn hóa Việt Nam
và thế giới.
10
Từ năm 1957 đến nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc
chia thành 2 giai đoạn chính.
2. Giai đoạn 1957 1989:
Đây là giai đoạn hoạt động theo cơ chế bao cấp kéo dài. Mọi ấn phẩm của
Nhà xuất bản đợc Tổng công ty phát hành sách bao tiêu, với số lợng rất lớn. Vật
t của Nhà xuất bản chủ yếu là giấy (Mỗi năm phải dùng từ 400 đến 500 tấn giấy
các loại ).
Trong giai đoạn này, giấy của Nhà xuất bản do Nhà nớc phân phối theo kế
hoạch. In xong, Nhà xuất bản cho phát hành sách, khi nào thu đợc tiền mới phải
thanh toán công in và tiền giấy.
Năm 1987 doanh thu có 359 triệu, nộp ngân sách có 16 triệu đồng, thu nhập
bình quân 290.000/đầu ngời. Năm 1988 doanh thu 950 triệu, nộp ngân sách 42
triệu đồng, thu nhập bình quân 767.500/đầu ngời. Năm 1989 doanh thu 1tỷ 2,
nộp ngân sách 54 triệu, thu nhập bình quân là 970.000/đầu ngời
Bảng 1: tổng hợp các chỉ tiêu về hiệu quả sản xuất kinh doanh của NXB
Văn hoá - Thông tin trong 3 năm: 1987,1988,1989.
Chỉ tiêu Năm 1987 Năm 1988 Năm 1989
Doanh thu 358.897.179 950.196.000 1.198.799.000
Lãi 51.366.440 63.599.000 47.599.500
Vốn lu động 15.699.431 46.313.400 56.313.000
Tài sản cố định 762.952 66.573.416 111.585.662
Thu nhập/ngời 490.000 767.500 970.000
3.Giai đoạn từ sau năm 1989:
Giai đoạn hoạt động theo cơ chế thị trờng.Từ khi chuyển sang cơ chế thị trờng
cho đến nay, Nhà xuất bản vừa phải bám sát chức năng nhiệm vụ vừa phải kinh
doanh theo nhịp điệu của cơ chế thị trờng. Sách nói riêng và sản phẩm văn hoá
nói chung làm ra rất khó tiêu thụ. Số lợng đầu sách qua mỗi năm xuất bản tăng
nhiều nhng mỗi cuốn chỉ giám in với số lợng ngày một giảm. Tình hình đó cho
thấy rất khó khăn trong hạch toán kinh doanh của Nhà xuất bản. Vì vậy Nhà
xuất bản càng ngày càng phải chú trọng vào phơng hớng làm sách có giá trị sử
11
dụng lâu dài, in đẹp để bán hết, bảo đảm kinh doanh có lãi, nội dung lành mạnh
bổ ích đúng định hứơng XHCN, đáp ứng nhu cầu thẩm mỹ và nâng cao dân trí.
Với thị trờng khắc nghiệt, thị hiếu quần chúng đa dạng, hay thay đổi, khó
nắm bắt, một Nhà xuất bản vừa phải tự hạch toán kinh doanh và phát triển vốn
có lãi Nhà xuất bản chỉ nhận tiêu thụ số ít tựa sách, số bản thì 5-10% còn Nhà
xuất bản phải tự tìm nguồn tiêu thụ thông qua bất cứ khách hàng nào, tổ chức
bán sách lu động, xuống các th viện phờng xã, trờng học trao đổi sách, mở các
đại lý t nhân và đi bỏ mối ở các cửa hàng sách, tìm mọi đầu ra cho số sách đã
xuất bản.
Bắt đầu vào cơ chế mới, Nhà xuất bản hầu nh không có vốn để sản xuất kinh
doanh. Để có tiền cho sản xuất kinh doanh, NXB đã tìm nhiều cách: vay ngân
hàng, liên kết, liên doanh với những đơn vị có tiền, có giấy, vay bên ngoài với
lãi suất cao hoặc vay ngắn hạn anh chị em viên chức trong NXB. Từ chỗ vốn
gần nh bằng không (hơn 10 triệu đồng năm 1987) đến năm 1996 số vốn đã lên
tới 700 triệu, doanh thu 5 tỷ 500 triệu đồng, lãi 400 triệu. Mấy năm trở lại đây
doanh thu của NXB đã tăng rất nhiều so với trớc. Năm 2001 doanh thu 7tỷ 4,
nộp ngân sách nộp ngân sách gần 500 triệu, thu ngập 1.318.000đồng/đầu ngời.
Năm 2002 doanh thu 7 tỷ 9, nộp ngân sách hơn 520 triệu, thu nhập
1.530.000đồng/đầu ngời. Năm 2003 doanh thu 8tỷ 7, nộp ngân sách hơn 580
triệu, thu nhập 1.620.000/đầu ngời.
Bảng 2 tổng hợp các chỉ tiêu về hiệu quả sản xuất kinh doanh của Nhà xuất
bản Văn hoá - Thông tin trong 3 năm: 2001,2002,2003 .
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
Doanh thu 7.284.439.000 7.900.000.000 8.700.000.000
Nộp ngân sách NN 490.353.000 520.213.000 580.240.000
Lãi 630.000.000 710.000.000 780.250.000
Thu nhập 1.426.000 1.530.000 1.620.000
Chơng II. Thực trạng quản lý TSLĐ tại Nhà xuất bản Văn hoá -
Thông tin
I. Phân tích tình hình quản lý tài sản lu động của Nhà xuất
bản Văn hoá - Thông tin trong 3 năm gần đây.
12
Mục tiêu của quản lý vốn lu động là làm thế nào đạt đợc hiệu quả tốt nhất
trong việc sử dụng vốn lu động. Để đạt đợc mục tiêu này các nhà quản lý doanh
nghiệp cần phải trả lời cho đợc một loạt các câu hỏi nh: Doanh nghiệp nên giữ
một lợng tiền mặt và dự trữ là bao nhiêu? doanh nghiệp có nên bán chịu hay
không? Nếu doanh nghiệp bán chịu thì điều khoản của việc bán hàng nên nh thế
nào ? Doanh nghiệp có nên mua chịu hay là đi vay để trả tiền ngay ? Nếu vay
thì sẽ vay nh thế nào và ở đâu ? Nói chung, rất nhiều câu hỏi đợc đặt ra cho
công tác quản lý vốn lu động.
Vốn lu động là giá trị của TSLĐ. TSLĐ bao gồm tiền mặt, các khoản phải thu
và các tài sản có khả năng chuyển đổi thành tiền trong vòng 1 năm . VLĐ gồm
3 bộ phận: khoản phải thu, dự trữ, tiền mặt và chứng khoán có thể bán đợc.
Để hiểu rõ hơn về Nhà xuất bản Văn hoá - Thông tin và hoạt động của NXB
Văn hoá - Thông tin chúng ta sẽ xem xét sơ qua về tình hình tài chính của NXB
trong thời gian gần đây. Dựa vào số liệu bảng (3): Cơ cấu tài sản lu động của
Nhà xuất bản Văn hoá - Thông tin trong 3 năm: 2001, 2002, 2003.
Trong 3 năm phân tích tổng tài sản của Nhà xuất bản thấp nhất vào năm 2002
là 1322,523 triệu VND. Tổng tài sản cao nhất vào năm 2003 đạt 1.891,850 triệu
VND. Năm 2001 tổng tài sản của Nhà xuất bản là 1660,785 triệu VND. Năm
2002 tổng tài sản của Nhà xuất bản thấp nhất do tình hình kinh doanh nói chung
gặp nhiều khó khăn khách quan và đến năm 2003 tổng tài sản đã tăng so với
năm 2002 là 43% ứng với 569.327 triệu VND. Điều này chứng tỏ Nhà xuất bản
Văn hoá - Thông tin đã có nhiều cố gắng trong hoạt động kinh doanh, vợt qua
những khó khăn do sức cạnh tranh ngày càng gay gắt của thị trờng, do đó quy
mô tài sản Nhà xuất bản chỉ giảm trong năm 2002 chút ít và lại tăng lên trong
năm 2003 . Là một doanh nghiệp Nhà nớc sản xuất kinh doanh xuất bản phẩm
theo nhiệm vụ của Nhà xuất bản và theo luật pháp của Nhà nớc nên tài sản lu
động và đầu t ngắn hạn chỉ lớn hơn tài sản cố định và đầu t dài hạn một lợng
nhỏ. Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn chiếm 53% tổng tài sản ứng với 880,151
triệu VND. Tài sản cố định và đầu t dài hạn chiếm 47% tổng tài sản tơng ứng
với 780,634 triệu VND. Tỷ trọng tài sản lu động và đầu t ngắn hạn ngày càng
13
tăng qua 2 năm: tơng ứng năm 2001 đạt 53%, năm 2002 tăng lên đạt 61,4%. Tỷ
trọng tài sản lu động và đầu t ngắn năm 2003 có giảm so với 2 năm trớc chiếm
44,4% tổng tài sản của năm. Tỷ trọng tiền mặt trong tổng tài sản có xu hớng
giảm đi trong năm 2003. Năm 2001, lợng tiền mặt mà Nhà xuất bản nắm giữ là
lớn nhất 410,321 triệu VND, năm 2002 cũng giảm đi so với năm 2001. Tuy đây
là dấu hiệu khả năng chi trả cao , độc lập trong thanh toán, nhng cũng cho thấy
khả năng bị đọng vốn của Nhà xuất bản . Năm 2003 lợng tiền đã giảm chỉ còn
320,976 triệu VND tơng ứng chiếm 16,9% tổng tài sản.
Trong cơ cấu tài sản lu động, chỉ riêng năm 2002 khoản mục tiền chiếm tỷ
trọng lớn nhất (tới 26,5%), năm 2002 chiếm tỷ trọng thấp nhất (16,9%). Cả hai
năm 2001,2002 khoản mục tiền luôn chiếm tỷ trọng cao hơn cả, năm 2003
chiếm tỷ trọng cũng cao hơn các khoản mục khác nhng thấp hơn 2 năm trớc.
Năm 2003 tài sản cố định của Nhà xuất bản tăng vọt chiếm tỷ trọng rất lớn (tới
47,6%) điều này là do Nhà xuất bản mua thêm một số máy móc phục vụ cho
công việc của cán bộ công nhân. Năm 2001 khoản mục phải thu chiếm tỷ trọng
rất thấp (2,3%), sang năm 2002, 2003 tăng vọt chiếm 16,6%, và 13,3%. Điều
này là không tốt vì đó là dấu hiệu cho thấy Nhà xuất bản bị chiếm dụng vốn lớn
dần lên. Tuy nhiên cũng phải chú ý rằng trong giai đoạn hai năm này, thị trờng
kinh doanh có nhiều khó khăn , nên để tiếp tục duy trì đợc và hơn nữa là tiến tới
mở rộng phạm vi thị trờng hoạt động, tìm kiếm khách hàng mới, nhằm mục tiêu
tăng doanh thu bán hàng, tăng lợi nhuận doanh nghiệp đã nới lỏng các điều kiện
cho khách hàng thanh toán chậm, nên tỷ trọng các khoản phải thu tăng là một
tất yếu.
Hàng tồn kho càng ngày càng giảm. Năm 2001 chiếm tỷ trọng cao nhất
24,1% và giảm dần đi trong 2 năm tiếp theo, năm 2002 chiếm tỷ trọng 16,7%
năm 2003 chỉ còn 13,3%. Hàng tồn kho năm 2002 giảm so với năm 2001 là
179,27 triệu VND, năm 2003 tăng so với năm 2002 không đáng kể là 29,9 triệu
VND. Nh vậy Nhà xuất bản đã tránh đợc sự ứ đọng vốn trong khâu lu thông.
Qua phân tích tình hình tài sản lu động và đầu t của Nhà xuất bản văn hoá -
Thông tin, ta có thể thấy rằng trong 3 năm phân tích tình hình tài chính của Nhà
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét