Luận văn tốt nghiệp đại học
- Thanh toán sau
- Đặt trớc tiền hàng
Trong đó, trờng hợp thanh toán sau hoặc đặt trớc tiền hàng sẽ làm phát sinh
công nợ phải thu hoặc phải trả của doanh nghiệp với các đối tợng có liên quan. Đây
là hai tình huống chủ yếu phát sinh trong hoạt động thanh toán của doanh nghiệp,
và điều đó đặt ra yêu cầu quản lý công nợ trong thanh toán đối với doanh nghiệp.
Trong điều kiện kinh tế thị trờng, quản lý tốt công nợ trong thanh toán trớc
hết sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp kịp thời thanh toán các khoản nợ đến hạn và thu
hồi vốn kinh doanh cùng lợi nhuận kinh doanh, tránh đợc tối đa các rủi ro trong
thanh toán chẳng hạn nh nợ phải trả chồng chất không có khả năng thanh toán hoặc
nợ phải thu khó đòi.
Sau là, dựa vào các thông tin về tình hình công nợ, doanh nghiệp có thể đa ra
các quyết định quản lý là duy trì, tăng cờng, mở rộng hay huỷ bỏ các mối quan hệ
kinh doanh với nhà cung cấp nếu điều kiện thanh toán quá khắt khe, hoặc với các
khách hàng nếu họ có biểu hiện không thể thanh toán nợ, và từ đó từng bớc hoàn
thiện chính sách khách hàng và nhà cung cấp của mình.
Bên cạnh đó sẽ là hữu ích hơn nếu doanh nghiệp tận dụng đợc những thông
tin về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cùng những thông tin
quản lý công nợ của các đối tợng khác để lập kế hoạch quản lý, cân đối, và sử dụng
số vốn chiếm dụng đợc và số vốn bị chiếm dụng để thực hiện các chiến lợc kinh
doanh của riêng mình.
1.2. Các phơng thức thanh toán chủ yếu.
1.2.1. Ph ơng thức thanh toán bằng tiền mặt
Đây là phơng thức thanh toán thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Hình thức
này đợc áp dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà
cung cấp. Tuy vậy, nó chỉ thích hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ. Đối với
những giao dịch có trị giá thanh toán lớn, thì hình thức này tỏ ra không thuận tiện
và không an toàn.Thanh toán bằng tiền mặt gồm các loại thanh toán nh:
- Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ
- Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ
- Thanh toán bằng kim khí quý, đá quý
1.2.2. Ph ơng thức thanh toán không dùng tiền mặt.
- 5 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
Phơng thức thanh toán này khắc phục đợc nhợc điểm của phơng thức thanh toán
bằng tiền mặt, đợc áp dụng khá phổ biến trong các giao dịch mua bán có giá trị
thanh toán lớn. Thực chất của phơng thức thanh toán này là thanh toán qua ngân
hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác. Phơng thức thanh toán này có thể
áp dụng đợc trong giao dịch nội địa và giao dịch quốc tế.
Trong giao dịch nội địa.
Có nhiều hình thức thanh toán đợc áp dụng trong giao dịch nội địa, trong đó
phổ biến là các hình thức thanh toán sau: Thanh toán bằng séc, Uỷ nhiệm chi (thu),
thanh toán bù trừ.
Thanh toán bằng séc:
Séc có giá trị thanh toán trực tiếp nh tiền. Đó là một tờ mệnh lệnh vô điều kiện của
ngời chủ tài khoản, ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho ng-
ời có tên trong séc, hoặc trả theo lệnh của ngời ấy hoặc trả cho ngời cầm tờ séc một
số tiền nhất định, bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Ngân hàng khi nhận đợc tờ séc
phải chấp hành mệnh lệnh này vô điều kiện, trừ trờng hợp tài khoản phát hành séc
không có tiền hoặc tờ séc không đầy đủ tính chất pháp lý.
Loại séc dùng để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ đợc gọi là séc tiền mặt.
Loại séc dùng để thanh toán đợc gọi là séc thanh toán, gồm nhiều loại nh: Séc
chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền.
Việc thanh toán bằng séc đợc thực hiện nh sau:
Lu thông séc qua ngân hàng
(4) (5)
(3)
(1)
(2)
Sơ đồ 1.2: Lu thông séc qua ngân hàng
(1) Giao hàng (4) Báo Có cho ngời hởng séc
- 6 -
Ngân hàng
Ngân hàng
Người bán
Người bán
Người mua
Người mua
Luận văn tốt nghiệp đại học
(2) Phát hành séc thanh toán
(3) Chuyển séc cho ngân hàng để lĩnh tiền
(5) Quyết toán séc với ngời mua.
Lu thông séc qua 2 ngân hàng
(4)
(3) (5) (6)
(1)
(2)
Sơ đồ 1.3 : Lu thông séc qua 2 ngân hàng
(1) Giao hàng
(2) Phát hành séc thanh toán
(3) Nhờ ngân hàng thu hộ số tiền đã ghi trên
séc
(4) Thu tiền (Trả tiền)
(5) Ngân hàng trả tiền cho ngời hởng séc
(6) Quyết toán séc giữa ngân hàng với ngời
mua
Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu:
Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi:
Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản thông qua tờ lệnh "Uỷ nhiệm
chi" yêu cầu ngân hàng trích tài khoản của mình để trả cho ngời hởng lợi có tài
khoản mở cùng ngân hàng hoặc đợc mở ở ngân hàng khác.
Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu:
Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ
số tiền nào đó. Theo hình thức này, bên đi mua không phải trả tiền ngay khi mua
hàng, bên bán sau khi giao hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng lập "Uỷ nhiệm thu"
cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản để thu tiền hàng.
Thanh toán bù trừ:
Là hình thức thanh toán thờng xảy ra ở các doanh nghiệp vừa là khách hàng, vừa
là nhà cung cấp với cùng một đối tợng. Để đơn giản trong thanh toán, doanh nghiệp
có thể dùng phơng pháp bù trừ công nợ của cùng đối tợng đó. Việc thanh toán bù
trừ giữa hai bên phải đơc thoả thuận bằng văn bản để làm căn cứ thực hiện và hạch
toán kế toán.
Trong giao dịch quốc tế.
Thanh toán quốc tế là một hoạt động quan trọng đối với những doanh nghiệp
có tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu. Hiệu lực kinh tế trong lĩnh vực kinh
doanh này phụ thuộc phần lớn vào chất lợng của việc thanh toán. Thanh toán quốc
- 7 -
Ngân hàng đại diện bên bán
Ngân hàng đại diện bên bán
Ngân hàng đại diện bên mua
Ngân hàng đại diện bên mua
Người mua
Người mua
Người bán
Người bán
Luận văn tốt nghiệp đại học
tế trong ngoại thơng có thể hiểu đó là việc phải trả những khoản tiền ngoại tệ, tín
dụng có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu đã đợc thoả thuận trong hoạt động
ngoại thơng.
Đối với một doanh nghiệp tham gia hoạt động nhập khẩu, các hình thức
thanh toán thờng đợc áp dụng bao gồm: Điện chuyển tiền, Th tín dụng (L/C), Nhờ
thu Trong đó, phổ biến nhất là hình thức thanh toán bằng th tín dụng thơng mại.
Th tín dụng ( Letter of Credit - L/C ) là một chứng th (điện hoặc ấn chỉ),
trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho ngời xuất khẩu nếu họ xuất trình đ-
ợc một bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C.
Nội dung chủ yếu của L/C bao gồm: Số hiệu, địa điểm, và ngày mở L/C; Tên,
địa chỉ của những ngời có liên quan đến L/C; Số tiền của th tín dụng; Thời hạn hiệu
lực, thời hạn trả tiền và thời gian giao hàng ghi trong th tín dụng; Những nội dung
về hàng hoá, về vận tải, giao nhận hàng hoá; Những chứng từ mà ngời xuất khẩu
phải xuất trình; Sự cam kết trả tiền của ngân hàng mở L/C và một số điều khoản đặc
biệt khác.
Trong đó, căn cứ vào mục " Thời hạn trả tiền " trên L/C có thể biết đợc việc
thanh toán đợc thực hiện ngay hay đợc thực hiện về sau so với thời điểm bên bán
xuất trình xong bộ chứng từ hàng xuất khẩu. Có 3 trờng hợp:
- At sight: Bên mua phải thực hiện thanh toán ngay khi bên bán xuất trình
đầy đủ bộ chứng từ hàng xuất khẩu
- D/A (Document against Acceptance ): Chấp nhận thanh toán đổi chứng từ.
Với hình thức này, ngời mua chỉ cần chấp nhận thanh toán thì sẽ đợc trao đầy
đủ chứng từ hàng nhập khẩu. Đây là một hình thức mua hàng trả chậm đợc
cam kết trả tiền bởi ngân hàng mở L/C. Hình thức này thờng đợc kèm theo
thời hạn thanh toán sau khi bên nhập khẩu đã nhận đầy đủ chứng từ hàng
nhập khẩu.
- D/P ( Document against Payment ): Thanh toán đổi chứng từ. Trờng hợp
thanh toán này yêu cầu ngời mua phải thanh toán hết tiền hàng, thì ngân hàng
mới đợc giao đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu cho ngời mua. ( Thông thờng
vận đơn đợc các ngân hàng giữ lại cho đến khi ngời mua thanh toán hết tiền
hàng)
Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán bằng th tín dụng thơng mại:
- 8 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
(2)
(5)
(6)
(8) ( 7) (1) (6) (5)
(3)
(4)
Sơ đồ 1.4: Thanh toán quốc tế bằng th tín dụng
(1) Ngời nhập khẩu làm đơn xin mở th tín dụng gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở th tín
dụng cho ngời hởng lợi.
(2) Ngân hàng mở th tín dụng lập th tín dụng, và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nớc ng-
ời xuất khẩu thông báo việc mở L/C và chuyển L/C đến ngời xuất khẩu.
(3) Ngân hàng thông báo gửi thông báo L/C cho ngời xuất khẩu và khi nhận đợc bản gốc L/C thì
chuyển ngay cho ngời xuất khẩu.
(4) Bên bán giao hàng cho bên mua ( nếu chấp nhận L/C )
(5) Bên bán xuất trình bộ chứng từ hàng xuất khẩu theo yêu cầu của L/C thông qua ngân hàng,
và đề nghị thanh toán với ngân hàng phát hành L/C
(6) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với th tín dụng thì tiến hành
thanh toán cho ngời xuất khẩu, nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửi
trả lại toàn bộ chứng từ cho ngời xuất khẩu.
(7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền ngời nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho ngời nhập khẩu khi
nhận đợc tiền hoặc ngời nhập khẩu chấp nhận thanh toán
(8) Ngời nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp thì trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nếu
thấy không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền.
ii. nhiệm vụ, nguyên tắc và phơng pháp hạch toán kế
toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà
cung cấp.
Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp xuất
phát từ chính yêu cầu cung cấp thông tin liên tục và toàn diện về tình hình công nợ
và thanh toán công nợ cũng nh yêu cầu kiểm soát thông tin về chi phí và doanh thu
của các nhà quản lý, nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định sản xuất,
kinh doanh và các quyết định quản lý tài chính khác. Từ đó đặt ra các yêu cầu về
nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
và nhà cung cấp để công tác hạch toán kế toán đợc tổ chức khoa học, chặt chẽ và có
hiệu quả.
- 9 -
Ngân hàng mở L/C
Ngân hàng mở L/C
Ngân hàng thông báo
Ngân hàng thông báo
Bên mua
(Người nhập khẩu)
Bên mua
(Người nhập khẩu)
Bên bán
(người xuất khẩu)
Bên bán
(người xuất khẩu)
Luận văn tốt nghiệp đại học
2.1. Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán
với khách hàng và nhà cung cấp.
2.1.1. Nhiệm vụ hạch toán kế toán.
Công tác thanh toán với ngời mua, ngời bán (sau đây xin gọi tắt là thanh toán),
là một nội dung khá quan trọng, tác động lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh của
doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự lu tâm thích đáng từ phía các nhà quản trị doanh
nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán để các hoạt động thanh toán đợc ghi chép và
phân loại một cách khoa học, hợp lý và kịp thời. Một cách cụ thể hơn, nhiệm vụ đặt
ra đối với công tác hạch toán kế toán là:
- Lựa chọn và tổ chức một hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo để có thể theo
dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tợng,
theo từng nghiệp vụ, theo từng khoản nợ, và từng thời hạn thanh toán.
- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn,
quá hạn, và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để đảm bảo tốt khả năng thanh
toán và thu hồi vốn của doanh nghiệp. Đồng thời, tham mu cho ban quản trị các
biện pháp giải quyết các mối quan hệ thanh toán, góp phần cải thiện tình hình tài
chính của doanh nghiệp.
- Theo dõi và tham mu cho ban quản trị các phơng thức thanh toán tiên tiến,
hợp lý để đảm bảo thanh toán đúng hạn, kịp thời. Hớng dẫn các đối tợng tham
gia thanh toán thực hiện thanh toán theo đúng yêu cầu và thủ tục thanh toán của
doanh nghiệp.
2.1.2. Nguyên tắc hạch toán kế toán.
Các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, ngời bán có thể là các nghiệp vụ thanh
toán ngay, thanh toán sau, hoặc đặt trớc tiền hàng. Trong bất cứ trờng hợp nào thì
việc ghi sổ và phản ánh chính xác nghiệp vụ thanh toán là rất cần thiết, và đòi hỏi
công tác hạch toán kế toán phải đảm bảo đợc các yêu cầu cơ bản của kế toán nh:
trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, và nguyên tắc có thể so sánh.
Trong đó, đặc biệt với các nghiệp vụ làm phát sinh công nợ phải thu, phải trả với
ngời mua, ngời bán thì càng cần đợc hạch toán kế toán một cách chặt chẽ và khoa
học vì đó là những nghiệp vụ phát sinh thờng xuyên và chủ yếu trong hoạt động
thanh toán, có ảnh hởng trọng yếu tới tình hình tài chính cũng nh tình hình và khả
năng thanh toán của doanh nghiệp. Vì vậy nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp
vụ thanh toán ở đây xin đợc đề cập đến nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu,
phải trả khách hàng và nhà cung cấp nh sau:
- 10 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tợng, thờng
xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán để đảm bảo tính kịp
thời.
- Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán, cũng nh
theo từng đối tợng, nhất là những đối tợng có khả năng khó thu, hoặc khó trả để có
kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp.
- Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên hoặc d nợ lớn
thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán doanh nghiệp cần tiến hành, kiểm tra, đối chiếu
từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, và số còn nợ. Nếu cần thiết có thể yêu cầu
các đối tợng đối chiếu công nợ bằng văn bản.
- Đối với các khoản phải thu, phải trả có nguồn gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về
nguyên tệ, và quy đổi theo "đồng Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam". Cuối kì, phải điều
chỉnh số d theo tỷ giá thực tế.
- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng kim khí quý, đá quý, cần chi tiết
theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì phải điều chỉnh số d theo giá thực tế.
- Tuyệt đối không bù trừ số d giữa hai bên Nợ, Có của các tài khoản thanh toán
131 và 331 mà phải lấy số d chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên
bảng cân đối kế toán.
2.2. Phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với ngời mua và ngời bán.
2.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán.
Lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán.
Chứng từ thanh toán là căn cứ để chứng minh cho các nghiệp vụ thanh toán
phát sinh và hoàn thành. Chứng từ thanh toán đợc lựa chọn trớc hết phải tuân theo
những biểu mẫu bắt buộc do nhà nớc quy định, ngoài ra doanh nghiệp có thể lập
thêm các chứng từ khác theo hớng dẫn của nhà nớc, hoặc xin phép và đợc sự đồng ý
của cơ quan nhà nớc có thẩm quyền để in chứng từ phù hợp với đặc thù của doanh
nghiệp mình.
Bộ chứng từ thanh toán gồm đầy đủ cả bốn loại: chứng từ mệnh lệnh (Giấy đề
nghị thanh toán, quyết định chiết khấu cho khách hàng của giám đốc , chứng từ
thực hiện (các hoá đơn mua hàng, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy
báo Có ) chứng từ liên hợp (Phiếu chi đính kèm với Hoá đơn mua hàng, Giấy báo
Có đính kèm với hoá đơn bán hàng ), và các chứng từ thủ tục ( nh Bảng kê thanh
toán, Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, Bảng tính chiết khấu cho khách
hàng )
Các chứng từ trên đợc kế toán tập hợp đầy đủ để làm căn cứ chứng minh cho
nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hoàn thành. Đồng thời, các chứng từ thực hiện và
- 11 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
một số chứng từ thủ tục (đợc đính kèm đầy đủ các chứng từ gốc) sẽ đợc kế toán sử
dụng để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Các chứng từ thanh toán là những chứng minh bằng văn bản cụ thể các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vì vậy, chứng từ thanh toán phải đợc lập
tuân thủ theo các quy định chung nhất về chứng từ nói chung. Theo đó, chứng từ
thanh toán phải đợc lập với đầy đủ các nội dung chính sau:
- Tên gọi của chứng từ
- Ngày tháng, số thứ tự của chứng từ
- Số hiệu của chứng từ
- Tên, điạ chỉ của đơn vị, cá nhân tham gia quan
hệ thanh toán
- Tên gọi, địa chỉ, chữ ký của những ngời có liên
quan đến việc lập, xác minh, thực hiện, kiểm tra
chứng từ. Trong trờng hợp cần thiết phải có dấu
của đơn vị.
- Nội dung của nghiệp vụ thanh toán
- Số tiền và quy mô của nghiệp vụ thanh toán.
Đối với số tiền phải vừa ghi bằng số và ghi bằng
chữ, và phải phù hợp với nhau.
- Các chỉ tiêu về thuế suất và số thuế phải nộp
- Các chỉ tiêu về mức giảm giá hàng bán, chiết
khấu thơng mại, số tiền giảm
- Các chỉ tiêu về mức giảm giá, chiết khấu, thời
hạn chiết khấu thanh toán và số tiền chiết khấu
thanh toán
- Phơng thức thanh toán (nếu cần)
Các chứng từ thanh toán phải đợc lập với đầy đủ các yếu tố cơ bản và các
yếu tố bổ sung (nếu cần ) và do các bộ phận có liên quan trực tiếp lập theo quy định
của từng đơn vị, lập đầy đủ số liên quy định; phải đợc ghi rõ ràng, trung thực, đầy
đủ, không đợc tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. Trờng hợp viết sai cần huỷ bỏ và lu
lại để kiểm tra.
Ngoài ra việc lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán còn cần phải đáp
ứng đợc các yêu cầu sau:
- Giảm số lợng chứng từ, chỉ lập đủ cho nhu cầu, tránh thừa, trùng lắp, sử
dụng các chứng từ liên hợp, chứng từ thủ tục nhiều lần. Xác định đúng những
bộ phận cần lu chứng từ để giảm số liên của chứng từ tới mức hợp lý.
- Đơn giản hoá nội dung chứng từ tiến tới thống nhất, tiêu chuẩn hoá chứng
từ thanh toán nhng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ.
Với nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, bộ chứng từ sử dụng để làm căn cứ
hạch toán kế toán và ghi sổ kế toán thờng bao gồm các chứng từ sau:
- Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế.
- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng thông th-
ờng
- Hoá đơn Thơng mại (cùng bộ chứng từ
hàng
Nhập khẩu )
- Vận đơn
- Phiếu nhập kho
- Phiếu chi
- Uỷ nhiệm chi.
- Giấy báo Nợ ngân hàng
- Sổ phụ ngân hàng
- Biên bản thanh toán bù trừ công nợ
(Vận dụng trong thanh toán bù trừ)
- Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)
- 12 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
- Giấy đề nghị thanh toán
Với nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, bộ chứng từ đợc sử dụng làm căn
cứ hạch toán và ghi sổ kế toán bao gồm:
- Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng kinh tế
- Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng thông
thờng
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( nếu
có)
- Phiếu xuất kho
- Bảng kê thanh toán ( nếu có)
- Phiếu thu tiền mặt
- Giấy báo Có ngân hàng, sổ phụ ngân hàng
Tổ chức luân chuyển, bảo quản và lu trữ chứng từ thanh toán:
Việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ do kế toán trởng quy định nhằm
thiết lập đầy đủ, chính xác những căn cứ hợp pháp và hợp lý chứng minh cho
nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hình thành, đồng thời xác định rõ vai trò,
trách nhiệm của các phòng ban chức năng có liên quan đến quá trình thanh
toán, và thiết lập nên một thủ tục, trật tự nhất định cho quá trình thanh toán.
Quá trình tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý hoá thủ tục lập,
ký, xét duyệt chứng từ ; quy chế hoá các bớc xử lý chứng từ thanh toán; xác
định đầy đủ trách nhiệm pháp lý của các phòng ban có liên quan đồng thời
vẫn rút ngắn đợc thời gian lu chuyển chứng từ.
Thông thờng các chứng từ thanh toán thờng đợc tổ chức luân chuyển nh
sau:
- 13 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
Bộ phận kinh doanh
Lập đơn đặt hàng hoặc hợp
đồng kinh tế với người bán.
Hoặc tiếp nhận, xử lý đơn đặt
hàng và hợp đồng kinh tế với
người mua.
Bộ phận kinh doanh
Lập đơn đặt hàng hoặc hợp
đồng kinh tế với người bán.
Hoặc tiếp nhận, xử lý đơn đặt
hàng và hợp đồng kinh tế với
người mua.
Kế toán trưởng,
Thủ trưởng đơn vị
Xác nhận
Kí duyệt
Kế toán trưởng,
Thủ trưởng đơn vị
Xác nhận
Kí duyệt
Bộ phận kinh doanh
Nhận Hoá đơn mua hàng từ
phía người bán và lập Phiếu
nhập kho
Hoặc lập Hóa đơn bán hàng
và Phiếu xuất kho
Bộ phận kinh doanh
Nhận Hoá đơn mua hàng từ
phía người bán và lập Phiếu
nhập kho
Hoặc lập Hóa đơn bán hàng
và Phiếu xuất kho
Thủ kho
Kế toán trưởng,
Thủ trưởng đơn vị
Kí nhận
Kí duyệt
Thủ kho
Kế toán trưởng,
Thủ trưởng đơn vị
Kí nhận
Kí duyệt
Phòng kế toán
Tập hợp, phân loại chứng từ
Đối chiếu, kiểm tra chứng từ
Lập các chứng từ thủ tục ( nếu cần
thiết)
Lập chứng từ thực hiện thanh toán
theo số liên quy định
Phòng kế toán
Tập hợp, phân loại chứng từ
Đối chiếu, kiểm tra chứng từ
Lập các chứng từ thủ tục ( nếu cần
thiết)
Lập chứng từ thực hiện thanh toán
theo số liên quy định
Kế toán trưởng,
Thủ trưởng đơn vị
Xác nhận
Kí duyệt
Kế toán trưởng,
Thủ trưởng đơn vị
Xác nhận
Kí duyệt
Phòng kế toán
Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn
chỉnh
Hạch toán và ghi sổ kế toán
Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán
Phòng kế toán
Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn
chỉnh
Hạch toán và ghi sổ kế toán
Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán
- 14 -
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét