Khác với TSCĐ vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định,
giá trị của nó chuyển hết một lần vào giá trị thành phẩm làm ra. Trong quá
trình sản xuất dưới sự tác động của lao động thông qua tư liệu lao động, vật
liệu bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban để cấu
thành hình thái vật chất của sản phẩm.
Công cụ, dụng cụ thuộc vào tư liệu lao động, nhưng nó không đủ tiêu
chuẩn (về thời gian và giá trị qui định) là TSCĐ. Tuy vậy, nó vẫn có những
đặc điểm tương tự như TSCĐ đó là: có thể tham gia vào nhiều chu kỳ sản
xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên hình thái giá trị vật chất ban đầu đến
khi hỏng, nó chỉ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dần vào chi
phí sản xuất kinh doanh.
Do vật liệu có vai trò quan trọng trong sản xuất, cho nên xí nghiệp cần
thiết phải tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận
chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. Việc tổ chức tốt công tác
hạch toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu được trong việc
quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ, kiểm tra, giám
sát việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn ngừa các
hiện tượng hư hao mất mát, lãng phí qua các khâu của quá trình sản xuất.
Qua đó góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu
động, hạ giá thành sản phẩm.
Do công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ hao mòn nhanh, chóng hư hỏng, nên
đòi hỏi phải thay thế thường xuyên. Cùng với vật liệu, công cụ, dụng cụ trở
thành tài sản lưu động (TSLĐ) của doanh nghiệp. Chính những đặc điểm
này của công cụ, dụng cụ đã làm cho việc quản lý và hạch toán công cụ,
5
dụng cụ không hoàn toàn giống như hạch toán và quản lý TSCĐ cũng như
vật liệu.
2. Nhiệm vụ tổ chức quản lý, hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ
2.1.Vật liệu
2.1.1 Điều kiện để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu có hiệu quả
- Doanh nghiệp phải có đủ hệ thống kho tàng bảo quản, tại kho phải được
trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản và dụng cụ cân, đo, đong, đếm.
- Phải có định mức dự trữ vật liệu phù hợp ở mức cần thiết tối đa, tối
thiểu. Vật liệu phải được sắp xếp gọn gàng, thuận tiện.
- Về mặt nhân sự, cần có nhân viên bảo vệ và thủ kho phải có nghiệp vụ
thích hợp với công việc.
- Cần thực hiện đầy đủ các qui định, lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục lập
và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách tổng hợp và chi tiết vật liệu theo
chế độ qui định.
- Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm kê đối với vật liệu, xây dựng chế độ
trách nhiệm vật chất công tác quản lý và sử dụng vật liệu.
2.1.2 Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu
- Phải phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và trị giá thực tế
của vật liệu thu mua nhập kho.Từ đó kiểm tra và giám sát tình hình thực
hiện kế hoạch cung ứng vật tư, kỹ thuật phục vụ cho sản xuất và các khoản
thu mua khác.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng, giá trị vật liệu xuất
kho, vật liệu thực tế tiêu hao cho sản xuất, phân bổ cho các đối tượng sử
6
dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện định mức tiêu hao, sử dụng vật
liệu.
- Xác định và phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho,
kiểm tra việc chấp hành đúng các định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp
thời nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng và mất phẩm chất của vật liệu.
2.2. Công cụ, dụng cụ
Nhiệm vụ của việc hạch toán công cụ, dụng cụ là: Phải theo dõi chính
xác, kịp thời, đầy đủ tình hình nhập-xuất-tồn về mặt chất lượng, số lượng
của từng loại công cụ, dụng cụ. Do đặc điểm của công cụ, dụng cụ cho nên
khi xuất dùng, phòng kế toán và đơn vị sử dụng phải mở sổ sách theo dõi
cho đến khi hỏng. Đơn vị sử dụng phải phản ánh số lượng, hiện trạng của
từng loại theo từng thời điểm, từng người sử dụng.
Để thực hiện được mục đích trên, tại các kho của phân xưởng phải mở
các sổ, thẻ theo dõi tình hình cho mượn, cho thuê, Khi công cụ, dụng cụ
hỏng phải báo ngay và cùng với công cụ, dụng cụ hỏng mang đến để nhận
cái mới.
Do khối lượng công cụ, dụng cụ trong một doanh nghiệp không lớn,
thường được phân bổ rải rác ở các phân xưởng, văn phòng hành chính. Hơn
nữa, để dễ cung cấp, cho nên việc dự trữ và bảo quản không chi tiết như vật
liệu. Trên thực tế công cụ, dụng cụ thường được bố trí cùng với kho vật liệu
để tận dụng đươc các phương tiện bảo quản của vật liệu.
3. Phân loại, tính giá vật liệu và công cụ, dụng cụ
3.1. Phân loại vật liệu và công cụ, dụng cụ
7
Vật liệu và công cụ, dụng cụ sử dụng trong xí nghiệp có rất nhiều loại
(đặc biệt là vật liệu), cho nên để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán
vật liệu và công cụ, dụng cụ cần thiết phải phân loại.
Phân loại vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc xắp xếp các vật liệu và
công cụ, dụng cụ cùng loại với nhau nhau theo một đặc trưng nhất định
thành từng nhóm.
Trên thực tế, vật liệu thường được phân loại thành từng nhóm theo các
tiêu thức khác nhau như: theo công dụng, theo nguồn hình thành, quyền sở
hữu
3.1.1 Phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng
Phân loại vật liệu theo phương pháp này là việc dựa vào công dụng thực
tế hoặc vai trò của vật liệu trong sản xuất kinh doanh để sắp xếp vật liệu
vào các nhóm khác nhau.
- Nhóm1: Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên, vật liệu chiếm tỷ
trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Vật liệu giữ vai trò chính
trong việc tạo ra sản phẩm, dịch vụ.
- Nhóm 2: Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá
trình sản xuất kinh doanh, vật liệu phụ kết hợp với vật liệu chính để tăng
thêm tính năng, tác dụng của sản phẩm, dịch vụ hoặc phục vụ cho người lao
động, hoăc để duy trì hoạt động bình thường của phương tiện lao động.
- Nhóm 3: Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt năng như:
xăng, dầu, than Nhiên liệu thực chất là một loại vật liệu phụ, nhưng được
tách riêng do vai trò quan trọng của nó, và để nhằm mục đích quản lý và
hạch toán tốt hơn.
8
- Nhóm 4: Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết, cụm chi tiết, hay các
bộ phận dùng để thay thế cho TSCĐ khi cần thiết như: bánh xe, săm lốp
- Nhóm 5: Vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm toàn bộ vật liệu,
thiết bị dùng cho mục đích xây dựng cơ bản.
- Nhóm 6: Vật liệu khác: Là những loại vật liệu ngoài những thứ kể trên
như: phế liệu thu hồi, vật tư đặc chủng,
Tuy nhiên, việc phân loại vật liệu chỉ mang tính chất tương đối, các
doanh nghiệp có tính chất sản xuất kinh doanh khác nhau thì việc phân loại
này sẽ khác nhau. Sử dụng cách phân loại này, doanh nghiệp có thể theo
dõi một cách chính xác và thuận tiện từng loại, từng thứ vật liệu, xác định
được tầm quan trọng của từng loại đối với doanh nghiệp. Nó chính là cơ sở
cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và mở các tài khoản phù hợp.
3.1.2 Một số cách phân loại khác
Ngoài cách phân loại vật liệu trên, trên thực tế còn có một số cách phân
loại sau:
- Phân loại theo nguồn hình thành: Sử dụng tiêu thức mua ngoài, tự sản
xuất, hay nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, viện trợ
- Phân loại theo quyền sở hữu: Sử dụng tiêu thức tự có hay từ bên ngoài
3.2.Tính giá vật liệu và công cụ, dụng cụ
Trong các xí nghiệp việc tính giá vật liệu và công cụ, dụng cụ khi nhập,
xuất kho là một công việc hết sức cần thiết và quan trọng, vì nó phục vụ
cho việc tính đúng, tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm.
9
Vật liệu và công cụ, dụng cụ đều giống nhau trong việc tính giá nhập
kho, nó bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn và các chi phí khác như: chi phí
thu mua, chế biến Vật liệu và công cụ, dụng cụ cũng giống nhau trong
việc tính giá xuất kho. Chính vì vậy, ta chỉ cần nghiên cứ chi tiết cho vật
liệu .
Nguyên tắc cơ bản của kế toán vật liệu là hạch toán theo giá thực tế, tức
là giá trị của vật liệu ghi trên sổ sách tổng hợp, trên bảng tổng kết tài sản và
báo cáo kế toán khác phải theo giá thực tế.
3.2.1 Tính giá nhập kho vật liệu
- Với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế Giá mua Chi phí thu
vật liệu = ghi trên + mua thực tế
nhập kho hoá đơn phát sinh
Chi phí thu mua thực tế gồm: hao hụt trong định mức, chi phí vận
chuyển, bốc rỡ, tiền lưu kho, lưu hàng, lưu bãi, công tác phí của việc thu
mua,
- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:
Giá thực tế Giá thực tế Chi phí thuê Chi phí
vật liệu = vật liệu xuất + ngoài chế + liên quan
nhập kho kho chế biến biến khác
- Với vật liệu tự sản xuất:
Giá thực tế Giá thành
vật liệu = công xưởng
nhập kho thực tế
- Với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế = giá trị vốn góp do hai bên thoả thuận
10
- Với vật liệu nhận viện trợ, tặng thưởng:
Giá thực tế = giá thị trường tương đương
- Phế liệu thu hồi:
Giá thực tế = giá ước tính có thể sử dụng được
3.2.2 Tính giá xuất kho vật liệu
Nguyên tắc tính giá đối với vật liệu xuất kho là: xuất theo giá thực tế
và nhập giá nào thì xuất theo giá đó.
Trên thực tế, giá của vật liệu xuất kho được tính theo nhiều phương
pháp khác nhau.
-Phương pháp 1: Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
Theo phương pháp này kế toán giả định về mặt giá trị, những vật liệu nào
nhập trước sẽ được xuất trước, xuất hết thứ nhập trước mới đến thứ nhập
sau.
Như vậy, nếu giá cả có xu hướng tăng , thì giá trị hàng tồn kho sẽ cao,
chi phí sản xuất kinh doanh sẽ giảm, dẫn đến lợi nhuận tăng. Ngược lại giá
cả có xu hướng giảm, thì giá trị tồn kho sẽ có xu hướng giảm, giá trị vật
liệu xuất cho sản xuất tăng, dẫn đến chi phí sản xuất kinh doanh tăng, lợi
nhuận giảm.
- Phương pháp 2: Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO)
Phương pháp này hoàn toàn ngược với phương pháp trên, có nghĩa là khi
xuất thì tính theo giá nhập của lô hàng mới nhất.
Như vậy, giá cả có xu hướng tăng, giá trị hàng tồn giảm, gía trị hàng xuất
cao, cho nên lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm và ngược lại.
- Phương pháp 3: Phương pháp giá đơn vị bình quân:
11
Giá thực tế Số lượng Đơn giá
vật liệu = vật liệu * bình quân
xuất dùng xuất dùng của nó
Khi áp dụng phương pháp này người ta thường sử dụng 2 loại giá đơn vị
bình quân. Đó là giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ và giá đơn vị bình quân
cuối kỳ trước.
Trong đó:
Đơn giá Giá trị thực tế tồn đầu tháng + Giá trị thực tế nhập trong
tháng
bình quân =
cả kỳ dự trữ Số lượng tồn đầu tháng + Số lượng nhập trong tháng
Khi sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ ta chỉ biết được giá xuất
vào cuối kỳ. Do vậy, khi xuất vật liệu có thể phải ghi theo một loại giá nào
đó, tuỳ theo xí nghiệp lựa chọn và sẽ được điều chỉnh vào cuối kỳ.
Như vậy, khi giá cả có xu hướng tăng thì giá thực tế bình quân đơn vị sẽ
nhỏ hơn giá thực tế nhập cuối kỳ và làm giá trị vật liệu tồn kho tăng lên.
Ngược lại, khi giá cả giảm thì giá trị vật liệu tồn kho sẽ giảm.
Ưu điểm của phương pháp sử dụng giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước
là phản ánh kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng, giảm nhẹ được công việc
điều chỉnh, xong độ chính xác không cao.
-Phương pháp 4: Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:
Việc tính giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập cũng tương tự như
phương pháp trên, nhưng sau mỗi lần nhập ta phải tính giá lại.
12
Phương pháp này có ưu điểm khi xuất ta đã biết được giá của vật liệu
xuất. Do vậy, cuối kỳ sẽ bớt được khâu điều chỉnh, và giá thực tế tồn kho
cuối kỳ sẽ sát với giá thực tế trên thị trường.
Khi áp dụng phương pháp này có độ chính xác cao, mất nhiều công
sức. Do đó, phương pháp này chỉ nên áp dụng ở các đơn vị nhỏ và vật liệu
ít biến động hoặc sử dụng kế toán máy.
-Phương pháp 5: Phương pháp giá thực tế đích danh:
Theo phương pháp này vật liệu nhập giá nào thì xuất kho theo giá đó.
Phương pháp này chỉ nên sử dụng đối với vật liệu có gía trị cao gắn với
đặc điểm riêng của nó như: vàng, bạc, đá quý, lô hàng, Sử dụng phương
pháp này tốn thời gian mà lại không sát với giá thị trường.
-Phương pháp 6: Phương pháp dùng giá hạch toán:
Theo phương pháp này, vật liệu xuất trong kỳ được ghi theo giá hạch
toán, cuối kỳ tiến hành điều chỉnh như sau:
Giá thực tế Giá hạch toán Hệ số giá
vật liệu = vật liệu * của
xuất dùng xuất dùng vật liệu
Trong đó:
Hệ số giá Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
của =
vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Hệ số này thường được tính cho từng loại hoặc từng nhóm vật liệu .
Tuy có rất nhiều phương pháp vật liệu và công cụ, dụng cụ, nhưng mỗi
đơn vị chỉ áp dụng một trong các phương pháp đó. Mỗi phương pháp có
những ưu, nhược điểm riêng, nên việc áp dụng phương pháp nào cho phù
hợp, hiệu quả nhất cho đơn vị là vấn đề cần được xem xét và lựa chọn.
13
II. Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ
Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc ghi chép, theo
dõi cả về số lượng , giá trị, chất lượng của từng danh điểm vật liệu theo
từng kho. Đây là công việc có khối lượng lớn và phức tạp đối với đơn vị sản
xuất.
Trên thực tế, việc hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ
thường giống nhau về hình thức và phương pháp áp dụng. Vì vậy, trong
mục này ta chỉ đề cập đến việc hạch toán chi tiết đối với vật liệu.
Việc các đơn vị lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết sao cho phù hợp
với đặc điểm, yêu cầu quản lý và trình độ của thủ kho, kế toán vật liệu là
cần thiết. Trên thực tế có 3 phương pháp sau:
1. Phương pháp thẻ song song
1.1 Điều kiện áp dụng
Thực chất đây là phương pháp mà kế toán vật liệu và thủ kho có cùng
công việc, có cùng loại sổ. Đơn vị chỉ áp dụng phương pháp này khi:
- Có ít chủng loại vật tư luân chuyển qua kho.
- Mật độ nhập- xuất vật tư dầy đặc.
- Hệ thống kho tàng tập trung.
- Có đủ điều kiện về lao động kế toán vật tư để thực hiện.
1.2 Nội dung phương pháp
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét